België
Duitsland
Frankrijk
Italië
Oostenrijk
Polen
Spanje
Verenigd Koninkrijk
Verenigde Staten
ZwedenJe keuzemenu, maar dan uitgesproken.
In plaats van “toets 1 voor verkoop” zegt de beller gewoon verkoop, en het gesprek gaat naar het verkoopteam. Dezelfde regels als je keuzemenu, dezelfde voorspelbaarheid — alleen hoeft er niemand meer een cijfer te zoeken terwijl hij aan het rijden is.
Werkt met je Belfabriek-nummer · in een middag ingesteld · geen programmeerwerk
Geen gesprek — een lijst met trefwoorden
Dat klinkt als een beperking en het is juist de reden om hem te nemen. De receptionist doet één ding, en dat ene ding doet hij elke keer hetzelfde: horen wat iemand zegt, dat vergelijken met jouw lijst, en doorverbinden. Er is geen moment waarop hij iets verzint.
Dezelfde beller komt altijd op dezelfde plek uit
Je regels staan in volgorde en de eerste die past bepaalt de bestemming. Je kunt op papier nalezen waar elk gesprek heen gaat — dat kan bij een keuzemenu ook, en bij een pratende bot niet.
Niemand hoeft een cijfer te onthouden
Het gedoe van een keuzemenu zit niet in de keuze maar in het luisteren: vier opties horen, onthouden welke de jouwe was, en dan het toetsenblok zoeken. Hier zeg je waarvoor je belt.
Je verandert het zelf, in een scherm
Trefwoorden, bestemmingen, volgorde, terugvalgedrag en de taal van de herkenning staan in één instellingenscherm. Geen code, en je hoeft er niemand voor te bellen.
Receptionist of voicebot?
Dit is de enige vraag die je echt moet beantwoorden, en hij is makkelijker dan hij lijkt: moet er aan de telefoon iets gebeuren, of moet het gesprek alleen op de juiste plek terechtkomen?
Virtuele receptionist
Het gesprek moet alleen bij de juiste persoon komen. Wat er daarna gebeurt, doet een mens.
- Hoort een trefwoord en verbindt door
- Zoekt niets op en legt niets vast
- In een middag ingesteld, door jezelf
- Werkt met je nummer, geen apart traject
AI-voicebot
Er moet tijdens het gesprek iets gebeuren: een afspraak, een bestelling, een opzoeking.
- Voert een gesprek en vraagt door
- Zoekt op, plant in, rekent uit, legt vast
- Wij bouwen hem, in twee werkdagen
- Per bedrijf op maat geschreven
Twijfel je, begin dan hier. De receptionist is klaar voordat je hem af hebt, en je merkt binnen twee weken aan je eigen doorverbindingen of er gesprekken tussen zitten waar meer bij moet. Dan weet je meteen wélke, en dat is precies wat wij nodig hebben om een voicebot voor je te schrijven.
Vier dingen, in één scherm
Meer is het niet. De rest is de bestaande routering van je nummer, die gewoon blijft werken zoals hij werkte.
Het welkomstbericht
Wat de beller hoort voordat hij iets zegt. Typ je in; de stem komt uit tekst-naar-spraak.
De trefwoorden
Per bestemming een paar woorden die jouw bellers echt gebruiken. Niet je afdelingsnamen — de woorden die zij zeggen.
Wat er bij geen match gebeurt
Doorverbinden naar een team, naar de voicemail, of nog één keer vragen. Dit is de instelling die bepaalt of iemand vastloopt.
De taal van de herkenning
Waar de spraakherkenning op let. Bellen er mensen in twee talen, kies dan de taal waarin de meeste trefwoorden vallen.
Het trefwoord is het hele werk. Bijna alles wat misgaat, gaat mis omdat de lijst is geschreven vanuit het organogram in plaats van vanuit de beller. Iemand zegt zelden “debiteurenadministratie”; hij zegt “een rekening” of “ik heb een brief gekregen”. Zet er meerdere woorden per bestemming in, en luister de eerste week een paar gesprekken terug.
Waar het verschil het grootst is
Overal waar één nummer naar meerdere kanten moet, en waar de beller zelf prima weet waar hij moet zijn.
Als iedereen op locatie is
Wie “storing” zegt komt bij de dienstdoende monteur, wie “planning” zegt bij kantoor. Niemand op de steiger hoeft een keuzemenu te beluisteren.
Als verkoop en administratie door elkaar lopen
Facturen en betalingen gaan rechtstreeks naar de administratie in plaats van eerst bij verkoop te landen en dan doorverbonden te worden.
Als je team verspreid zit
Eén zakelijk nummer, en achter de trefwoorden zitten teams in verschillende landen. De beller merkt daar niets van.
Wat mensen vooraf willen weten
Dan gebeurt wat jij hebt ingesteld: doorverbinden naar een vast team, naar de voicemail, of nog één keer vragen. Hij gokt niet en hij verzint geen bestemming — een verkeerd doorverbonden gesprek is vervelender dan een gesprek dat bij de centrale post landt.
Ja. Een bestemming is een team, een persoon of gewoon een telefoonnummer — ook een 06. Dat maakt hem bruikbaar voor een dienstdoende monteur of een weekenddienst.
Ja, dat is precies wat hij doet. Wil je beide — uitspreken voor wie dat kan, toetsen voor wie dat liever doet — dan kan dat ook, maar in de praktijk kiezen de meeste bedrijven er één.
Meestal wel, maar niet altijd. Daarom is het terugvalgedrag belangrijker dan de trefwoordenlijst: als er iets niet wordt verstaan, moet de beller ergens uitkomen waar een mens zit.
Verwerking en opslag gebeuren binnen de EU, met een verwerkersovereenkomst. Gespreksinhoud gebruiken we niet om modellen te trainen, en dat ligt contractueel vast. Opnames bewaren we maximaal dertig dagen.
Hij neemt inkomende gesprekken automatisch aan en verbindt bellers door op basis van gesproken trefwoorden.
Het systeem luistert naar trefwoorden zoals verkoop, support of factuur en verbindt het gesprek door volgens de eerste regel die overeenkomt.
Ja. Je kiest de taal die voor de spraakherkenning wordt gebruikt, wat de nauwkeurigheid verbetert.
