Waarom een perfect servicenummer niet zonder automatische terugbel koppeling kan

Bellers hebben een hekel aan wachten. Dat wist u als nummereigenaar natuurlijk al, maar precies hoelang bellers bereid zijn te blijven wachten liet Amerikaans onderzoek zien.

Volgens dat onderzoek, uitgevoerd onder ruim 2500 consumenten, is bijna 60% van bellers niet bereid langer dan één minuut te wachten, terwijl nog eens een-derde van de bellers zelfs helemaal niet bereid zou zijn om te wachten.

Hoe gaat u als nummereigenaar om met deze hoge eisen? De makkelijkste oplossing zou natuurlijk zijn meer personeel beschikbaar te maken om gesprekken aan te nemen. Dat dit snel zal leiden tot planningsproblemen en onnodig hoge kosten, mag duidelijk zijn.

Een betere oplossing is gebruik te maken van de zogenaamde automatische terugbel koppeling. Hieronder leggen wij u uit wat deze functionaliteit is, hoe het werkt en hoe u als Belfabriek klant hier gebruik van kunt maken. Maar laten we eerst de uitkomsten van nog ander onderzoek nader bekijken om te zien waarom een terugbel koppeling zo'n uitstekende oplossing is.

Wachten of terug gebeld worden

In een enquete die gehouden werd naar aanleiding van het hierboven genoemde onderzoek, werden deelnemers gevraagd naar hun voorkeur bij grote telefonische drukte: in de wacht blijven staan of op een later tijdstip teruggebeld worden. Het bleek dat een flinke meerderheid er de voorkeur aan gaf teruggebeld te worden.

Op de vervolgvraag hoe lang men bereid was te wachten voordat men ervoor zou kunnen kiezen teruggebeld te worden, gaf meer dan de helft van de deelnemers te kennen bereid te zijn maximaal 5 minuten te wachten. Nog eens een kwart van de deelnemers wilde het liefst direct voor de terugbel optie kunnen kiezen.

We zien dat een meerderheid van de bellers liever teruggebeld wordt dan dat men wacht, en dat men die mogelijkheid het liefst zo snel mogelijk geboden krijgt nadat men in de wacht is terechtgekomen.

Hier ligt dus een gouden kans om uw klanttevredenheid nog verder te verbeteren.

Hoe werkt een automatische terugbel koppeling

Een automatische terugbel koppeling is een verlengde van onze wachtrij functie. Wanneer u ervoor kiest gebruik te maken van een wachtrij voor uw nummer, kunt u aangeven wat er moet gebeuren zodra bellers langer dan een bepaalde tijd in de wacht staan or er meer dan een maximum aantal bellers wachten.

Eén van de meest gebruikte mogelijkheden is het digitaal antwoordapparaat. Over hoe u deze functionaliteit het best inzet schreven wij al eerder.

U kunt er ook voor kiezen bellers te vragen of zij teruggebeld zouden willen worden. Op dat moment verzamelt onze IVR alle benodigde gegevens en voegt de beller toe aan een terugbellijst. Zodra één van uw medewerkers vrij komt, belt ons platform automatisch de eerste beller op deze lijst en maakt een verbinding met uw medewerker.

Creëer de perfecte wachtrij

Ons advies voor een perfecte wachtrij is dan ook;

• laat bellers nooit langer dan 3 minuten in de wacht staan;

• geef hen daarna de keuze tussen een bericht achterlaten of teruggebeld worden;

• zorg voor een adequate opvolging van uw voicemails, en maak zorgvuldig gebruik van de terugbel momenten zodat bellers op tijd teruggebeld worden.

Meer weten?

Bent u geïnteresseerd of heeft u vragen over onze automatische terugbel koppeling? Neemt u dan gerust contact op met onze klantenservice via ons gratis nummer 0800-BELFABRIEK.