Belfabriek Kalender: makkelijk beheer van uw servicenummer

Een servicenummer van de Belfabriek biedt u heel wat extra functionaliteiten. Voor iedere klant is dit pakket hetzelfde: uitgebreid en helemaal op maat op uw wensen af te stellen. Maar hoe moet het nu als u op vakantie gaat.

De zomer staat voor de deur en u wilt of kunt niet dagelijks de statistieken checken of het eindbestemmingsnummer veranderen. U vraagt zich af of er een manier is om dit soort activiteiten te automatiseren tijdens uw afwezigheid. De oplossing is de Belfabriek Kalender.

Stel eerst uw Weekplan in

Wanneer u een servicenummer of bedrijfsnummer bij de Belfabriek activeert, vragen wij u eerst om uw openingstijden in een reguliere week door te geven. Op basis hiervan stellen wij een Weekplan op.

U bepaalt vervolgens wat bellers te horen krijgen op momenten dat uw bedrijf of afdeling gesloten is. In plaats daarvan kunt u er ook voor kiezen hen door te verbinden met een ander nummer. Wat er precies gebeurd en wanneer, legt u vast in de aanvullende instellingen.

Aanvullende instellingen

Nadat de Belfabriek uw feestdagenkalender heeft verwerkt, kunt u zelf bepalen wat er op die dagen dient te gebeuren. Hetzelfde geldt trouwens voor het Weekplan. Dit zijn enkele voorbeelden van instellingen die u voor deze bijzondere dagen en tijdstippen kunt activeren:

• Stuur gesprekken door naar een lokaal, mobiel of zelfs internationaal nummer als u uw klanten 24/7-bereikbaarheid garandeert. Zo mist u geen enkel gesprek. Dankzij de vooraankondigingstoon aan het begin van een gesprek weet u dat een (potentiële) klant via uw servicenummer belt.

• Met een gesloten-tekst vertelt u bellers dat uw bedrijf gesloten is. Eventueel kunt u in de ingesproken tekst een ander telefoonnummer noemen, bijvoorbeeld voor noodsituaties.

• Schakel het digitaal antwoordapparaat in om belangrijke berichten niet te missen. Bellers kunnen een voicemail achterlaten die u vervolgens als geluidsbestand op het gewenste mailadres ontvangt.

Daarnaast zijn er natuurlijk heel wat ‘niet-reguliere’ weken, bijvoorbeeld wanneer er feestdagen of vakanties bij komen kijken. Hiervoor hebben wij de Belfabriek Kalender gemaakt. Ontdek in dit artikel hoe eenvoudig het is om de Belfabriek Kalender in te stellen.

Wat kan ik met de Belfabriek Kalender?

De Kalender stelt u in staat om regels in te stellen die gelden op bepaalde dagen en tijdstippen. Zo kunt u op momenten waarop uw call agents niet aanwezig zijn, tijdens vakanties en feestdagen, toch een waardevolle klantervaring via uw servicenummer bieden. U hoeft de Kalender maar één maal in te stellen. Hieronder leggen we uit hoe dit in zijn werk gaat.

De Kalender in 4 stappen instellen

Het eenmalig instellen van de Kalender is bijzonder eenvoudig, omdat de Belfabriek u het meeste werk uit handen neemt. Dit betekent trouwens niet dat u de instellingen later niet kunt wijzigen: één van de voordelen van een contract bij de Belfabriek is de grote flexibiliteit en mogelijkheid tot personalisering die u heeft.

• Kies eerst voor welke dagen en tijdstippen u regels wenst in te stellen. Wij raden u aan om eerst een lijst te maken van alle dagen waarop uw organisatie gesloten is, hetzij vanwege feestdagen, hetzij op dagen die uniek voor uw bedrijf zijn.

• Wanneer u deze lijst heeft, neemt u contact met de Belfabriek op. Wij configureren de Kalender vervolgens voor u.

• Als u wijzigingen in uw Kalender wenst aan te brengen, volstaat een mailtje naar de Belfabriek.

• Met de al genoemde aanvullende instellingen bepaalt u wat er dient te gebeuren met telefoontjes die na sluitingstijd binnenkomen.

U ziet het: met de Belfabriek Kalender weten uw klanten en zakenrelaties waar ze aan toe zijn tijdens de feestdagen. Samen met de Weekkalender dekt u zo al uw vrije momenten in. Wacht niet tot de vakantie, maar neem vandaag nog contact met ons op om uw Kalender te configureren.