Call-recording opnames gebruiken om afspraken vast te leggen

Wij krijgen regelmatig de vraag of gespreksopnames van onze call-recording functie ook geldig zijn als bewijsmateriaal in een eventuele rechtszaak.

Interessanter nog dan een sluitend juridisch antwoord op deze vraag — dat u overigens het beste van uw advocaat krijgt - is dat een slim gebruik van call-recording in veel gevallen juist een dure en vaak tijdrovende gang naar de rechtbank kan voorkomen.

We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat we ons iets anders herinneren van mondeling gemaakte afspraken. Vaak gaat het daarbij om kleine interpretatie verschillen of misschien zien we een detail over het hoofd dat voor de andere partij juist belangrijk is.

Soms kan zo'n verschil in opvatting over wat er precies was afgesproken groot zijn en ook serieuze gevolgen hebben.

In zo'n geval helpt het wanneer afspraken direct duidelijk vastgelegd zijn op een manier die voor beide partijen inzichtelijk en acceptabel is. Call-recording is zo'n manier voor telefonisch gemaakte afspraken.

Hieronder geven wij u 3 tips hoe u call-recording op een effectieve manier inzet en hoe u daarmee een gang naar de rechtbank kunt voorkomen.

1. Kondig de opname aan

Laat aan het begin van het telefoongesprek altijd weten dat een gesprek wordt opgenomen en voor welk doel. U kunt dit eenvoudig doen door dit aan uw welkomsttekst toe te voegen.

Op deze manier zorgt u voor een situatie waarin zowel uw beller als uzelf geen dingen gaan beloven waar u later liever niet aan herinnert of gehouden wilt worden.

Belangrijk is dat u opnames vervolgens natuurlijk ook niet voor een ander doel gaat gebruiken dan wat u aangegeven heeft in de aankondiging.

2. Leg vast dat de opname een goede weergave van de overeenkomst is

Door mondeling en expliciet overeen te komen dat de opname een goede weergave van de gemaakte afspraak is, voorkomt u dat hier later discussie over ontstaat.

U kunt dit eenvoudig doen door bijvoorbeeld in het gesprek het volgende op te nemen:
“Zoals u weet wordt dit gesprek opgenomen. Bent u het er mee eens dat wij deze opname bewaren zodat in de toekomst duidelijk is wat wij overeengekomen zijn?”

Wanneer de beller hier bevestigend op antwoord, geef dan nogmaals aan dat u het gesprek zult bewaren.

U heeft nu een situatie gecreëerd waarin beide partijen extra gerustgesteld kunnen zijn over de gemaakte afspraken omdat ze weten dat die is vastgelegd in de opname.

3. Gebruik de opname om te de-escaleren

Wanneer u de eerste twee tips toepast, zult u zien dat het aantal verschillen van mening over gemaakte afspraken drastisch afneemt. Toch kan er af en toe nog een situatie ontstaan waarin u en uw klant het niet met elkaar eens zijn en elk zich iets anders herinnert.

Drijf in zo'n geval de situatie niet op de spits door te zeggen "ik heb gelijk, ik heb de opname om het te bewijzen". Uw klant zal zich daarna aangevallen voelen en eerder geneigd zijn te proberen uw ongelijk te bewijzen, waardoor een oplossing voor het meningsverschil niet dichterbij komt.

Beter is het om voor te stellen gezamenlijk naar de opname te luisteren zodat u daarna op basis van de eerder gemaakte afspraken, of een eventuele nieuwe overeenkomst, verder kunt.

Het gaat er dan uiteraard niet om wie van de twee gelijk heeft!

Vandaag beginnen kost niets

Als klant van de Belfabriek kunt u vandaag nog met gespreksopnames beginnen zonder dat het u een cent kost met ons Call-recording Starter pakket.

U kunt daarbij al uw gesprekken opnemen, zonder beperkingen in aantal en duur van de opnames. Gesprekken terugluisteren doet u vanuit uw online controle panel Mijn Belfabriek.

Heeft u vragen of wilt u meer weten? Neemt u dan gerust contact op met onze klantenservice.