Toch zijn faxen niet weg te denken uit het moderne bedrijfsleven. Zeker wanneer het gaat om het versturen van contracten of bestelopdrachten wordt nog vaak een fax gebruikt.

Hoe komt dat en hoe kunt u uw faxbehoeften op een efficiënte, eigentijdse wijze inrichten?

Wijdverbreid

Naar schatting zijn er wereldwijd ruim 100 miljoen faxen in gebruik die dagelijks zo’n 2  miljard pagina’s versturen.

Doordat zoveel organisaties al een fax hebben, is de keuze voor de fax als communicatie eenvoudig. U heeft toch ook een fax?

Gebruiksgemak

Faxen zijn natuurlijk ongelooflijke makkelijk te gebruiken. Om een fax te versturen, hoeft u slechts een papier in de machine te steken, het telefoonnummer waar u de fax naartoe wilt sturen in toetsen en het toestel doet de rest.

Faxen ontvangen is zo mogelijk nog makkelijker. Die komen automatisch, op papier uit het toestel rollen, zodra ze binnenkomen. U hoeft helemaal niets te doen.

Dat gebruikersgemak is moeilijk te evenaren.

“Essentieel” volgens werknemers

Het Amerikaanse bedrijf Fuse heeft onlangs een onderzoek gedaan naar de manier waarop werknemers hun werk inrichten en welke technologieën daarbij gebruikt worden. 

Dit onderzoek laat zien dat, afhankelijk van het land, tussen de 23 en maar liefst 42% van de Europese werknemers de fax van “essentieel” belang acht om hun werk gedaan te krijgen.  Voor Nederland lag dat percentage overigens op 24%.

Volgens 24% van de werknemers in Nederland is de fax van essentieel belang bij het werk.

Een kwart van de werknemers in Nederland kan dus niet of niet goed werken zonder fax.

Er zijn een goede aantal redenen waarom we zo verknocht zijn aan de fax.

Hoe werkt faxen

Wanneer u een fax verstuurd, wordt het papier dat u invoert op de fax machine lijn-voor-lijn gescand en omgezet in een plaatje met zwarte en witte “pixels”. 

Deze pixels worden vervolgens via een telefoonlijn als geluid verstuurt in de vorm van verschillende toonhoogtes.

De ontvangende fax zet deze tonen weer om in zwarte en witte blokjes op papier. Zo wordt de verzonden pagina lijn-voor-lijn uitgeprint.

Faxen worden dus eigenlijk als afbeeldingen verstuurd. Met de fax kunnen dus met het zelfde gemak plaatjes, handgeschreven teksten of teksten in een ander schrift dan het Latijnse alfabet dat in Europa en in Noord America wordt gebruikt, worden verstuurd. 

Dit heeft mede geleid tot de grote en snelle wereldwijde acceptatie van de fax als communicatie middel in de tweede helft van de vorige eeuw.

Rechtsgeldigheid

Faxen zijn vooral populair daar waar contracten of andere rechtsgeldige documenten verzonden moeten worden.

Door de manier waarop faxen worden verzonden, is het bijna onmogelijk om de inhoud van een fax te wijzigen. Wat er aan de ene kant in een fax gaat, komt er aan de andere kant ook zo weer uit.

Daarbij stuurt de ontvangende fax standaard een ontvangstbevestiging. U heeft dus, zwart op wit, bewijs dat uw document is afgeleverd.

Faxen hebben in Nederland dan ook een legale status die vergelijkbaar is met die van een aangetekende brief.

Dit verklaard waarom faxen zo populair zijn voor het versturen van contracten en andere juridische documenten.

Eigentijds faxen

Hoe populair ook, ook aan de fax is de technologische ontwikkeling niet voorbij gegaan. 

Veel faxen worden inmiddels digitaal verzonden en ontvangen. Met online faxen, oftewel internet faxen of e-faxen, kunt u faxen verzenden via het internet, zonder dat u een eigen faxtoestel heeft.

Ook kunnen faxen via e-mail afgeleverd worden, in plaats van op papier via een traditioneel faxtoestel.

Eenvoudig faxen ontvangen

Wanneer u voornamelijk faxen ontvangt, dan is het hebben en onderhouden van een fysiek faxtoestel een onnodige kostenpost. Behalve de aanschaf van het toestel, heeft u onkosten aan faxpapier, toner of inkt en regelmatig onderhoud.

U kunt dit eenvoudig oplossen met een Fax2mail dienst.

Eenvoudig faxen ontvangen met Fax2mail van de Belfabriek

Dit is een cloud-gebaseerde dienst, waarbij u faxen als PDF bestand via uw e-mail ontvangt.

De Belfabriek levert al jaren Fax2mail diensten. Hierbij kunt u zelf uw faxnummer kiezen. 

Heeft u bijvoorbeeld al een 088-reeks, dan kunt u eenvoudig één van deze nummers toewijzen aan Fax2mail.

Heeft u geen 088-reeks, dan kunt u bijvoorbeeld kiezen voor een mooi 085-nummer. Wilt u uw faxdienst helemaal klantvriendelijk maken, dan kunt u er zelfs voor kiezen een gratis-te-bellen 0800-nummer als faxnummer in te zetten. 

U kunt dan kiezen voor een makkelijk te onthouden mooi nummer of een nòg makkelijk te onthouden faxnummer. De Belfabriek gebruikt bijvoorbeeld 0800-FAXMACHINE.

Uw Fax2mail instellingen beheert u eenvoudig in uw online Mijn Belfabriek dashboard. Hier wijzigt snel en makkelijk het e-mail adres waar u uw faxen wilt ontvangen.

Fax2mail instellingen beheert u eenvoudig in uw online Mijn Belfabriek dashboard.

Meer weten?

Wilt u meer weten over Fax2mail? Neemt u dan gerust contact met ons op. U kunt onze experts op werkdagen tussen 8:30 en 17:30 bereiken op ons gratis nummer 0800-2353227 (0800-BELFABRIEK). 
 

29/09/2016 in :