Alhoewel de maatregelen pas over een aantal weken in werking treedt, zijn gemeenten al een tijd druk bezig met het opzetten van de benodigde infrastructuur om de nieuwe taken goed in te kunnen vullen. Veel gemeenten komen hierbij tot de ontdekking dat de manier waarop de telefonische bereikbaarheid tot nu toe geregeld werd — in sommige gevallen letterlijk niet meer dan een mobieltje dat door een medewerker meegenomen werd — niet langer voldoet. Maar hoe moet dat dan wel geregeld? Wat voor functionaliteiten zijn daarbij nodig? Hoe moeten die opgezet worden en hoelang gaat dat duren? Dat zijn slechts een paar van de concrete vragen waar gemeentelijk medewerkers een antwoord op zoeken.

Kies een geschikt nummer

De eerste stap is de keuze van een geschikt telefoonnummer. Dat kan een bestaand nummer zijn, maar soms blijkt het noodzakelijk een nieuw nummer aan te vragen. Dat nummer moet natuurlijk wel op tijd toegekend en aangesloten kunnen worden. Hierbij heeft u de keuze uit een aantal soorten nummers. Welk type nummer u ook kiest, u heeft altijd de beschikking over het volledige pakket aan extra functies dat de Belfabriek biedt.

Welke nummersoorten zijn er?

  • 0800-nummers
    Veel gebruikt en direct herkenbaar voor uw bellers als een nummer dat gratis gebeld kan worden. Wanneer u er vanuit gaat dat gemeentelijk diensten altijd voor iedereen toegankelijk moeten zijn, dan is een 0800-nummer de perfecte keuze.
  • 0900-nummer
    Toegankelijk tegen een vast, laag tarief. U stelt zelf het tarief in en houdt zo de kosten van uw telefonische bereikbaarheid in de hand. Zorg er voor dat u het door u gekozen tarief bij elke vermelding van uw 0900-nummer duidelijk communiceert.
  • 088-nummers
    Deze nummers worden uitgegeven in reeksen van 100, 1000 of zelfs 10.000. Heeft uw gemeente al een dergelijk nummer, dan kunt u vaak eenvoudig een extra nummer laten activeren. Heeft u vragen over 088-nummers, neemt u dan gerust contact op met onze klantenservice.
  • 085-nummers
    Perfect wanneer u het nummer snel live moet hebben staan. Wij beschikken over een ruime keuze aan 085-nummers die wij vanuit voorraad kunnen leveren en vaak al binnen een dag kunnen aansluiten.
  • Een gewoon, lokaal netnummer
    Wilt u een nummer binnen uw eigen regio en toch gebruik maken van alle extra functies? Ook dat kan! Wij leveren telefoonnummers met een ruime keuze aan regio’s. Ook met deze lokale nummers maakt u gebruik van al onze extra functionaliteiten.

Heeft u geen keuze kunnen maken of heeft u vragen over de keuze van een nummer? Belt u dan gerust eens met één van onze experts. Zij helpen u graag verder. U kunt ons gratis bereiken op 0800-BELFABRIEK.

Wie gaat gesprekken aannemen?

In veel gevallen zullen een of meerdere gemeentelijke medewerkers tijdens kantooruren de binnenkomende gesprekken moeten gaan beantwoorden. Dat kunnen mensen op dezelfde afdeling zijn, maar het kan ook zijn dat deze medewerkers zijn ondergebracht binnen andere afdelingen. Sommige gemeenten zullen een eigen of zelfs een extern call-center gebruiken om gesprekken aan te nemen.

Maar hoe lost u dit op buiten kantooruren?

De Belfabriek biedt u een handig en eenvoudig te gebruiken online rooster systeem waarmee u urenroosters voor al uw medewerkers per week of maand beheert. Zo heeft u te allen tijde controle heeft over welke medewerker binnenkomende gesprekken aanneemt. Mocht een medewerker onverhoopt ziek of anderszins verhinderd zijn, dan past u dit eenvoudig en snel aan.
U kunt dit centraal oplossen, waarbij een beheerder bepaalt waar gesprekken worden afgeleverd, of decentraal waarbij medewerkers zichzelf beschikbaar melden binnen het systeem. Onze specialisten kunnen u meer vertellen over de verschillende oplossingen en mogelijkheden.

Welke oplossing u ook kiest, u hoeft geen extra software op uw computers te installeren of door de ICT afdeling te laten installeren. Alles kan vanuit de browser of met onze iOS apps voor iPhone en iPad geregeld worden.
Wij bieden aparte iOS apps voor nummereigenaren en voor telefonische medewerkers. Zo heeft iedereen altijd precies de informatie die nodig is.

Regel ook de kwaliteitsbewaking

U wilt er natuurlijk zeker van zijn dat alles vanaf de eerste dag perfect geregeld is. Worden alle gesprekken wel op de juiste plek afgeleverd? Worden vragen juist en correct beantwoord? 

De uitgebreide bel statistieken — standaard inbegepen bij uw abonnement — laten u precies zien hoeveel gesprekken u ontvangen heeft, waar deze afgeleverd zijn, hoe lang zij geduurd hebben en nog veel meer. U kunt deze statistieken zelfs in periodieke rapportages via e-mail ontvangen. Zo weet u altijd precies hoe uw nummer functioneert.

Om de vraag te beantwoorden of gesprekken juist en correct worden afgehandeld, maakt u gebruik van onze premium feature call recording. Daarbij worden alle gesprekken opgenomen en veilig opgeslagen in onze cloud omgeving. Alleen als nummereigenaar heeft u toegang tot deze gesprekken. U kunt de opnames eenvoudig vanuit uw online controle paneel afluisteren. Onze specialisten kunnen u meer vertellen over deze unieke extra functionaliteit.

Hoe lang duurt het voor ik mijn nummer kan gebruiken?

Het antwoord op deze vraag hangt voornamelijk af van de vraag of u een bestaand nummer of een nieuw nummer gaat gebruiken.

Moet er een nieuw nummer aangevraagd worden, dan moet u er rekening mee houden dat de behandeling van uw aanvraag door de ACM zo’n drie weken in beslag neemt.

Gaat u een bestaand nummer gebruiken of kiest u voor een 085-nummer, dan is het vaak al mogelijk om uw nummer binnen een beperkt aantal dagen aangesloten en opgezet te hebben.

Onze medewerkers kunnen u meer vertellen over de procedure en het aantal dagen dat in uw geval nodig zal zijn.

Wilt u meer weten?

Heeft u nog vragen of wilt u meer weten, neemt u dan gerust contact met ons op via ons gratis nummer 0800-BELFABRIEK. Onze medewerkers helpen u graag op weg.

Wilt u één en ander toch liever proberen voor u tot aanschaf overgaat, dan kan één van onze medewerkers een testomgeving voor u opzetten zodat u en uw medewerkers het systeem kunnen leren kennen.

20/11/2014 in :