Is VoIP wel betrouwbaar genoeg?
Wat doen we met de telefoons?
Werkt het wel met ons 0800- of 0900-nummer?

In dit artikel leggen wij u meer uit over VoIP en de verschillende soorten telefoons die daarvoor bestaan, zodat u een geïnformeerde keuze voor uw bedrijf kunt maken.

Wat is VoIP eigenlijk?

Voordat we verder gaan, is het goed om even stil te staan bij VoIP. Wat is het eigenlijk, hoe werkt het en wat zijn de voordelen?  

Decennialang werden telefoongesprekken over het traditionele, koperdraad, telefoonnetwerk gevoerd. VoIP daarentegen, maakt gebruik van dezelfde internet verbinding waarmee u nu ook al e-mailt, browset, en online bankiert.

Bij VoIP wordt een analoog signaal (uw stemgeluid) omgezet in een digitaal signaal, dat in datapakketjes wordt verstuurd. Bij de ontvanger wordt het signaal in analoge vorm afgeleverd, zodat u hoorbaar bent. Zo gaat het dataverkeer over en weer. De communicatie is net zo vloeiend als bij ‘ouderwetse’ analoge telefonie; sterker nog, de geluidskwaliteit is met VoIP vaak stukken beter. U kunt met iemand aan de andere kant van de wereld bellen en het lijkt of die persoon bij u in de kamer zit. 

VoIP-telefonie maakt gebruik van uw huidige internetverbinding; of die nu van ADSL, glasvezel, het mobiele netwerk of zelfs de satelliet gebruikmaakt. Vaak kunt u hetzelfde abonnement behouden als voorheen; ongeacht het aantal gesprekken dat u tegelijkertijd voert. Wat dat betreft is de investering in VoIP dus zeer gering.

VoIP telefoons

Omdat VoIP anders werkt dan traditionele telefonie, heeft u wel andere telefoontoestellen nodig. 

De beschikbare VoIP-telefoons zijn in twee categorieën in te delen: hardphones en softphones. Deze termen zijn vergelijkbaar met wat hardware en software zijn voor computergebruikers.

Laten we eens kijken wat de verschillen tussen deze telefoons zijn, en wat de voordelen en de nadelen zijn.

Hardphones: voordelen en nadelen

Hardphones zijn fysieke telefoons; kastjes die u op uw bureau kunt zetten. In feite zien ze er gewoon uit als normale telefoons, maar ‘onder de motorkap’ zit een VoIP-systeem dat gebruikmaakt van uw internetverbinding. 

Eén van de voordelen van een hardphone is dat u altijd gebeld kunt worden of kunt bellen, omdat uw computer er niet voor aan hoeft te staan. 

Een nadeel is dat de software die op deze hardphone draait, niet makkelijk vernieuwd kan worden. Meer functies genieten of de beveiliging verhogen is dus niet aan de orde. Een ander nadeel is dat hardphones meer kosten dan softphones.

Softphones: voordelen en nadelen

Een softphone kan hetzelfde als een hardphone —bellen via VoIP– maar ziet er anders uit. In plaats van een fysiek telefoontoestel op uw bureau is het een telefoon in de vorm van software op uw computer of een app op uw telefoon. Skype is een voorbeeld van een softphone, net als Viber, Google Talk en Bria. Zelfs het groene telefoon-icoontje op de iPhone is een soort van softphone.

Het voordeel van een softphone is dat de software of firmware makkelijk of soms zelfs automatisch wordt geüpdatet. Ook voegen aanbieders regelmatig extra functies toe, waardoor softphones met de tijd steeds meer kunnen en steeds beter worden.

Werkt het ook met mijn 0800-, 0900-, 088- of 085-nummer?

Of u in uw bedrijf nu gebruik maakt van hardphones of van softphones (of een combinatie van beiden) maakt, wanneer uw u servicenummer bij de Belfabriek heeft ondergebracht, niet uit.

Uw servicenummer bij de Belfabriek is namelijk een virtueel nummer dat uw normale of VoIP nummer(s) overkoepelt. 

Hoe het werkt? Bellers toetsen uw 0800- of 0900-nummer in, of wellicht heeft u een 085- of 088-nummer. Het werkt zelfs met een lokaal nummer of buitenlandse telefoonnummers. De telefoon van uw beller maakt verbinding met ons Interactive Voice Response-systeem (IVR).

Afhankelijk van de inrichting van uw nummer bepaalt ons IVR wat te doen met het gesprek. Moet een binnenkomend gesprek doorverbonden worden met één van uw medewerkers, dan schakelt ons IVR de beller door naar uw telefoon.

Daarbij maakt het voor ons niet uit of u een hardphone, een softphone, een mobieltje of een traditioneel telefoontoestel gebruikt. 

Na sluitingstijd of bij grote drukte kan ons IVR een melding afspelen of een gesproken bericht van de beller opnemen.

Het IVR systeem verbindt bellers door naar elk soort telefoon toestel, ongeacht de technologie of het netwerk. Het grote voordeel is dan ook dat u niet extra hoeft te investeren in nieuwe toestellen of netwerken. Een virtueel nummer van de Belfabriek is toekomstvast en onbeperkt schaalbaar. 

Veel gestelde vragen

Wanneer u er nog niet over uit bent of en zo ja, welke VoIP telefoon de beste keuze is voor uw organisatie, hebben wij hieronder nog enkele veel-voorkomende vragen op een rijtje gezet en beantwoord.

Kan ik hardphones én softphones gebruiken binnen één installatie?
Natuurlijk kan dat. Afhankelijk van de situatie of de voorkeur van de medewerker kunt u kiezen tussen een softphone of een hardphone.

Bij de inrichting van servicenummer op ons IVR geeft u aan wanneer gesprekken naar elk van deze toestellen moet worden doorgeschakeld.

Zoals al gezegd maakt het voor ons IVR niet uit welk toestel u gebruikt.

Ik kan dus ook VoIP combineren met gewone telefoons of mobiele telefoons?
Ook dat is geen probleem.

Sterker nog, sommige organisaties gebruiken bijvoorbeeld mobiele telefoons als fall-back systeem voor het geval de hardphone VoIP toestellen overbelast zijn of niet bereikbaar zijn in het geval van een stroom- of netwerkstoring.

Moet ik een nieuwe telefoon centrale kopen?
Nee, dat is niet nodig. 

Wanneer u kiest voor hardphones, dan plugt u die direct in op uw netwerk router.

Zowel softphones als hardphones configureert u via een netwerk interface.

Het verdelen van binnenkomende gesprekken kunt u volledig overlaten aan het het IVR systeem van de Belfabriek. Hier voegt u belangrijke functies zoals bijvoorbeeld een Virtueel Callcenter toe, dat ervoor zorgt dat gesprekken gelijkmatig worden verdeeld over de beschikbare medewerkers.

Hoe zit het dan met een self-hosted VoIP systemen?
Een self-hosted, of on-premise, systeem betekent dat een bedrijf investeert in, en eigenaar is van eigen Private Branch eXchange (PBX) hardware, dat als een eigen, interne, telefooncentrale functioneert.

Bedrijven doen dit omdat zij verwachten op deze manier meer controle over het functioneren van hun telefooncentrale te hebben. Dit vergt echter een aanzienlijke investering in hardware en onderhoud, terwijl er ook extra, en goed opgeleid personeel nodig is om die te bedienen en te onderhouden.

Het hosted IVR systeem van de Belfabriek daarentegen, geeft u volledige controle over de inrichting van uw nummer(s), terwijl u geen omkijken heeft naar investeringen en onderhoud van apparatuur.

Zo houdt u meer tijd en resources over om zich te richten op die zaken die voor uw organisatie belangrijk zijn.

Kunnen we niet gewoon onze eigen mobieltjes gebruiken?
Natuurlijk kan dat. Heel goed zelfs, wanneer u kiest voor een softphone oplossing.

U en uw medewerkers gebruiken een mobiele telefoon naar eigen voorkeur. Iedere medewerker installeert de gekozen softphone oplossing en die u centraal, via het netwerk, beheert.

Heeft u een reeks 088-nummers, dan kunt u aan elke medewerker een eigen 088-nummer uit uw eigen reeks toekennen. Zo zijn alle medewerkers te bereiken op een nummer uit een uniforme reeks en waarborgt u toch het imago van uw organisatie.

Heeft u een 0800-, 0900-, 085- of lokaal nummer, dan kunnen wij een doorschakeling opzetten waarbij binnenkomende gesprekken automatisch worden doorgeschakeld wanneer u of uw medewerkers onderweg zijn.

Welke functies kan ik gebruiken met mijn VoIP oplossing?
Wanneer u uw servicenummer bij de Belfbriek heeft ondergebracht, heeft u altijd de beschikking over ons volledige uitgebreide pakket aan extra diensten. Dit zijn een aantal van de functies die onze klanten het meest gebruiken:

Belfilter
Call recording
Digitaal antwoordapparaat
Direct doorverbinden
Eindbestemming wijzigen
Keuzemenu
Mobiele applicaties
Netnummer routering
Postcode routering
SMS-klapper
Statistieken
Statistieken e-mail-rapportages
Vooraankondigingstoon
VIP routering
Virtueel callcenter
Wachtrij
Zoekmachine Gespreksstatistieken

Hoe sluit ik mijn telefoonnummer bij de Belfabriek aan?

Heeft u al een servicenummer, dan kunt u dat eenvoudig bij de Belfabriek onderbrengen door dit formulier in te vullen.

Heeft u nog geen servicenummer, kijkt u dan in onze 0800-, 0900-, 088- of 085-nummershops welke nummers op dit moment beschikbaar zijn. Let op: nummers worden toegewezen op een eerst-komt-eerst-maalt basis, dus wacht u niet te lang om uw voorkeur vast te leggen.

Heeft u nog vragen?

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen over het gebruik van VoIP softphones of hardphones in combinatie met uw servicenummer? Neemt u dan gerust contact met ons op. U kunt ons ook gratis bellen op 0800-BELFABRIEK. Onze experts zitten van maandag t/m vrijdag voor u klaar om uw vragen te beantwoorden. 
 

06/09/2016 in :