Elke zakelijke beller die op een voicemail stuit, belt daarna vaak de volgende partij in de zoekresultaten. Een AI receptionist, ook wel AI-telefoonassistent of AI-telefoniste genoemd, voorkomt dat doordat hij elk inkomend gesprek opneemt, ook ’s avonds, in het weekend en op momenten waarop je hele team al aan de lijn hangt.

Belfabriek bouwt deze assistent zelf, als voicebot die je telefoon opneemt op hetzelfde platform dat je nummer, je keuzemenu en je wachtrij verzorgt. In dit artikel lees je wat een AI receptionist voor je bedrijf afhandelt, wanneer een keuzemenu of een menselijke telefoniste beter past en wat het per maand kost.

Wat is een AI receptionist of AI-telefoonassistent?

Een AI receptionist is software die een telefoongesprek voert zoals een medewerker aan de receptie dat zou doen. De beller vertelt in eigen woorden waarvoor hij belt, waarna de assistent de vraag herkent, het antwoord opzoekt in de informatie die jij hebt aangeleverd en het gesprek afrondt of doorverbindt. De techniek erachter combineert spraakherkenning, natural language processing en spraaksynthese, zoals we in ons artikel over de voicebot uitgebreider uitleggen.

De termen lopen in de praktijk door elkaar. Bedrijven zoeken op “AI receptionist”, “AI telefoon assistent” of “AI-telefoniste”, terwijl leveranciers het product een voicebot of telefoonbot noemen. Het gaat in alle gevallen om hetzelfde: een assistent die inkomende gesprekken van klanten, prospects en leveranciers aanneemt, zodat jouw team alleen de gesprekken krijgt waar een mens echt iets toevoegt.

Wat een AI-telefoonassistent voor je bedrijf afhandelt

De meeste telefoontjes naar een receptie gaan over een handvol terugkerende vragen. Een AI-telefoonassistent neemt juist die gesprekken over, waardoor je medewerkers minder vaak uit hun werk worden gehaald.

  • Vragen beantwoorden over openingstijden, levertijden, tarieven, de status van een order of de route naar je vestiging, steeds met dezelfde, juiste informatie.
  • Afspraken inplannen in je agenda of boekingssysteem, waarbij de assistent een tijdstip voorstelt en de afspraak in hetzelfde gesprek bevestigt.
  • Gegevens noteren van een nieuwe lead of een melding, zodat je collega een volledige samenvatting krijgt in plaats van een onduidelijk voicemailbericht.
  • Doorverbinden naar de juiste afdeling of persoon wanneer de vraag daarom vraagt, met de context van het gesprek erbij.

Omdat de bot meerdere gesprekken tegelijk voert, ontstaat er geen wachtrij op drukke momenten. Bellen er tien klanten tegelijk na een mailing of een storing, dan worden ze alle tien direct opgenomen.

In de praktijk zie je dat terug in sectoren waar de telefoon het eerste contactmoment is. Een installatiebedrijf laat de assistent storingsmeldingen uitvragen en de spoedgevallen direct doorverbinden naar de monteur van dienst. Een makelaarskantoor laat bezichtigingen inplannen terwijl de makelaars zelf onderweg zijn, en een tandartspraktijk vangt de ochtendpiek op waarin patiënten tegelijkertijd bellen om een afspraak te verzetten. In al die gevallen krijgt de beller direct een antwoord, terwijl het team de gesprekken overhoudt waarvoor vakkennis nodig is.

AI receptionist, keuzemenu of menselijke telefoniste

Een AI receptionist vervangt niet in elke situatie de bestaande oplossing. Een klassiek keuzemenu werkt goed als bellers in een paar duidelijke categorieën vallen, bijvoorbeeld verkoop, support en administratie. Het is voorspelbaar en goedkoop, maar het beantwoordt zelf geen vragen en laat bellers soms door meerdere lagen navigeren voordat ze iemand spreken. Wie twijfelt tussen beide, vindt een uitgebreide afweging in voicebot of keuzemenu.

Een menselijke telefoniste of een uitbestede antwoordservice blijft sterk bij gevoelige gesprekken, klachten en onderhandelingen. Die capaciteit is echter gebonden aan werktijden en kost per medewerker veel meer dan een bot. Veel bedrijven kiezen daarom voor een combinatie, waarbij de AI receptionist de standaardvragen en de gesprekken buiten kantoortijd afhandelt, terwijl de lastige gesprekken bij een collega terechtkomen.

Wat kost een AI receptionist bij Belfabriek?

De voicebot is een uitbreiding op je telefoonpakket. Je betaalt €49 per maand plus 35 cent per minuut dat de bot een gesprek voert, per seconde afgerekend. Verbindt de bot door naar een collega, dan geldt vanaf dat moment het tarief van de plek waar het gesprek eindigt. De voicebot is beschikbaar vanaf het pakket Telefooncentrale, dat €25 per maand kost voor maximaal twee personen. Alle bedragen zijn exclusief btw en staan op onze tarievenpagina.

Een rekenvoorbeeld maakt dat concreet. Neemt de bot per maand 300 gesprekken aan van gemiddeld anderhalve minuut, dan betaal je 450 botminuten à 35 cent, ofwel €157,50, plus €49 vast en €25 voor de Telefooncentrale. Een uitgebreidere berekening met meer scenario’s staat in wat kost een voicebot.

Waarom de telefonie onder de AI net zo belangrijk is

Een AI-telefoonassistent is zo betrouwbaar als de lijn waarop hij draait. Veel losse AI-producten krijgen hun gesprekken binnen via de goedkoopste internetroute, waardoor gesprekken haperen of wegvallen precies op het moment dat een klant belt. Belfabriek routeert inkomende gesprekken over het premium vaste netwerk, niet over de goedkoopste internetroute, zodat de beller een stabiele verbinding heeft voordat de bot het woord neemt.

Daarnaast zijn we een erkende telecomaanbieder in 15 landen, 14 in Europa plus de Verenigde Staten, en draaien we ons eigen intelligente IVR-platform. De voicebot, je nummer, het keuzemenu en de wachtrij zitten daardoor in één omgeving, beheerd door het team dat het platform ook bouwt. Ons platform verwerkt jaarlijks miljoenen belminuten, en we leveren zakelijke telefonie sinds 2001.

Zo zet je een AI-telefoonassistent in

Je begint met een nummer. Dat is je bestaande bedrijfsnummer, dat je doorschakelt, of een nieuw 085- of 088-nummer dat je op je eigen bedrijfsadres registreert. Daarna lever je de informatie aan die de assistent nodig heeft, zoals je openingstijden, je meest gestelde vragen en de regels voor doorverbinden, waarna de bot wordt ingericht en getest op echte gesprekken.

Na livegang lees je elk gesprek terug in het dashboard. Zie je dat bellers een vraag stellen waar de bot nog geen antwoord op heeft, dan voeg je die informatie toe, zodat het volgende gesprek wel goed gaat. Op die manier groeit de AI receptionist mee met de vragen die jouw klanten werkelijk stellen. Wil je eerst horen hoe dat klinkt? Op de pagina van onze virtuele receptionist en de voicebot bel je zelf een demogesprek.