Wie de prijs van een voicebot opzoekt, krijgt vaak geen bedrag te zien, omdat veel aanbieders pas na een demo of een offerte iets noemen. Bij Belfabriek staat de prijs gewoon op de tarievenpagina: €49 per maand plus 35 cent per minuut dat de bot praat, per seconde afgerekend. Wat een voicebot je bedrijf per maand kost, hangt daardoor vooral af van hoeveel gesprekken hij aanneemt en hoe lang die duren.

In dit artikel lees je waaruit dat bedrag bestaat, hoe je het voor je eigen belvolume uitrekent en wanneer een eenvoudiger oplossing goedkoper is. De voicebot die inkomende gesprekken zelf afhandelt draait op ons eigen platform, waardoor hij een bestemming is in dezelfde routering als je collega’s, je wachtrij en je keuzemenu.

Waaruit de prijs van een voicebot is opgebouwd

Het bedrag bestaat uit drie delen. Het eerste is het pakket waarop de bot draait: de voicebot is een uitbreiding op een pakket vanaf Telefooncentrale, dat €25 per maand kost en je zakelijke nummer, de routering en de basisfuncties bevat. Het tweede is de voicebot zelf, voor een vast bedrag van €49 per maand. Het derde is het gebruik, namelijk 35 cent per minuut dat de bot praat, waarbij per seconde wordt afgerekend.

Alleen dat laatste deel beweegt mee met je drukte. In een rustige maand betaal je weinig gebruik, en in een piek schaalt de bot mee zonder dat je vooraf capaciteit hoeft in te kopen. Alle bedragen zijn exclusief btw en staan op de tarievenpagina, terwijl de uitleg over hoe we minuten tellen te vinden is bij hoe onze tarieven werken.

Een rekenvoorbeeld voor een gemiddeld bedrijf

Neem een installatiebedrijf dat 400 oproepen per maand binnenkrijgt, waarvan de voicebot er 250 zelf afhandelt: storingen noteren, afspraken inplannen en vragen over openingstijden beantwoorden. Duurt het deel van zo’n gesprek waarin de bot praat gemiddeld anderhalve minuut, dan komt het gebruik uit op 375 minuten, wat bij 35 cent per minuut €131,25 kost.

Daar komen de vaste bedragen bij: €49 voor de voicebot en €25 voor het pakket Telefooncentrale. Samen is dat €205,25 per maand, exclusief btw. De overige 150 oproepen gaan via de bot of het menu door naar een collega, zodat je team alleen nog de gesprekken voert waarbij een mens echt iets toevoegt.

Wat het bouwen van de voicebot kost

Je hoeft geen flows te tekenen of zelf iets te configureren. Je legt ons in een gesprek uit welke vragen er binnenkomen, wat het goede antwoord is en wanneer er een collega bij moet, en wij bouwen de bot. Je krijgt een nummer om hem zelf te bellen, wat niet klopt passen we aan, en meestal staat hij binnen twee werkdagen op je lijn.

Moet de bot tijdens het gesprek in je agenda, je ordersysteem of je klantdossier kijken, dan komt daar een koppeling bij. Zo’n koppeling is maatwerk op offerte, omdat de tijd ervan afhangt hoe je eigen systemen te bereiken zijn. Wat het inrichten in jouw situatie kost, hoor je in het eerste gesprek, voordat er iets gebouwd wordt. Begin bij voorkeur klein, want drie goed afgehandelde onderwerpen leveren meer op dan tien half uitgewerkte.

Hoe je het bedrag voor je eigen bedrijf uitrekent

Begin bij je belvolume. Tel hoeveel oproepen je per maand binnenkrijgt en schat welk deel daarvan terugkerende vragen zijn, omdat dat het deel is dat de bot overneemt. Vermenigvuldig dat aantal met de gemiddelde spreektijd van de bot en met 35 cent, en tel daar €49 voor de voicebot en het bedrag van je pakket bij op.

Zet daar vervolgens naast wat je nu kwijt bent aan diezelfde gesprekken. Reken de tijd die je team eraan besteedt tegen het uurtarief, plus de kosten van een eventuele uitbestede antwoordservice, en vergeet de gemiste oproepen niet. Bij een orderwaarde van een paar honderd euro is één extra binnengehaalde klant per maand vaak al genoeg om de hele post te dekken. Na livegang zie je met gespreksstatistieken precies hoeveel gesprekken de bot zelf heeft afgerond. Hoe een voicebot zich verhoudt tot een telefoniste op afroep, lees je in antwoordservice uitbesteden of een voicebot.

Wanneer een keuzemenu goedkoper uitpakt

Een voicebot is niet altijd het juiste antwoord. Komen er per week een handvol oproepen binnen die bijna allemaal naar dezelfde afdeling moeten, dan doet een keuzemenu hetzelfde werk zonder minuutkosten. Het keuzemenu zit zonder meerkosten in het pakket Klantenservice van €49 per maand, voor maximaal acht mensen.

De omslag zit in hoe verschillend de vragen zijn, en niet alleen in het volume. Zodra bellers komen met vragen die ze niet in een menu terugvinden, haken ze af bij optie vier, terwijl een voicebot de vraag gewoon laat uitspreken en direct beantwoordt. Veel bedrijven combineren beide, waarbij het menu de duidelijke keuzes afvangt en de bot de rest oppakt. De afweging staat uitgebreider in voicebot of keuzemenu.

Waarom de onderliggende telefonie meetelt in de prijs

Een voicebot is zo betrouwbaar als de lijn waarop hij draait. Wij routeren gesprekken over premium vaste netwerken in plaats van over de goedkoopste internetroute, zodat gesprekken goed opbouwen en de bot verstaat wat de beller zegt. Een iets lagere minuutprijs weegt niet op tegen gesprekken die wegvallen of bellers die het daarna bij een ander proberen.

Daarnaast is Belfabriek in 15 landen een geregistreerde telecomaanbieder met een eigen intelligent IVR-platform, en regelen we al 26 jaar zakelijke bereikbaarheid. Bij een storing of een wijziging praat je daardoor met de partij die het platform en de bot zelf beheert. Wil je weten wat een voicebot in jouw situatie kost, vraag dan een berekening aan op basis van je eigen belvolume, zodat je een bedrag ziet in plaats van een bandbreedte.