Cloud telefonie advocatenkantoor

VoIP telefooncentrale voor advocaten: meester in telefonie!

Als advocaat kom je snel tot een ontnuchterend inzicht: cliënten denken alleen aan zichzelf. Hún zaak is immers de belangrijkste ter wereld. Jij weet wel beter. Mensen worden alsmaar veeleisender en vinden dat hun raadsman dag en nacht bereikbaar moet zijn. Diezelfde cliënten vergeten wel dat jij nog andere klanten hebt (gelukkig maar) en tussen al die telefoontjes ook nog dagvaardingen, bezwaarschriften, contracten en conclusies moet opstellen en zaken moet bepleiten voor rechtbanken over het hele land.

Als je al geen punthoofd krijgt van al die werkzaamheden krijg je dat zeker van die roodgloeiende telefoon. Een goed plug & call telefoonsysteem is daarom minstens even belangrijk als die dikke wetboeken.

Maar hoe schept je recht en orde in de chaos van de zakelijke telefonie, zonder termijnen te missen. Maak kennis met de VoIP-telefooncentrale of telefonie in de cloud – het slimme telefoonsysteem voor de advocaat van de 21e eeuw!

Wat is een VoIP telefooncentrale of telefonie in de cloud?

Een VoIP telefoonsysteem is de technologie waarbij telefonie over het internet verloopt in plaats via een vaste lijn. VoIP zet het spraak om in data en transporteert deze over jouw bestaande internetverbinding. Het enige wat jij daarvoor nodig hebt is een snelle internetverbinding en je bent klaar om te profiteren van alle technische mogelijkheden van telefonie in de cloud.

Een typische VoIP-opstelling bestaat doorgaans uit een hardphone en een provider van digitale telefonie. Het biedt oneindig veel meer opties dan een ouderwetse telefooncentrale. Omdat alles over het internet verloopt, wordt jouw data opgeslagen in de cloud. Via een online portaal kunnen de gebruikers:

• contacten beheren

• virtuele telefoonnummers
  toevoegen

• instellingen voor doorschakelen
  wijzigen

• keuzemenu’s instellen

• en zoveel meer !

Voordelen van VoIP telefonie voor advocaten

Een klassieke fysieke telefooncentrale heeft eigenlijk geen plaats meer in een modern
advocatenkantoor. Ze nemen veel ruimte in, zijn duur en qua functies heel
beperkt. Fysieke telefooncentrales stouwen het kantoor vol met apparatuur die
constant moet worden onderhouden en geüpdatet.

Om deze reden, en vele andere, stappen steeds meer advocatenkantoren over op telefonie in de cloud. Een VoIP telefoonsysteem is simpel in gebruik, makkelijk te updaten en biedt een ongekende waaier aan snufjes die het leven van een advocaat veraangenamen.

Mobiliteit

Advocaten zijn altijd onderweg. Of je nu in de rechtszaal, bij een deskundigenonderzoek of in de bibliotheek bent, advocaten moeten altijd connected zijn. Met telefonie in de cloud kun je oproepen naar het jouw virtuele kantoor nummer zelf eenvoudig switchen tussen het toestel op kantoor of jouw mobiele telefoon.

Via het online dashboard kan je oproepen laten doorschakelen naar verschillende eindbestemmingen. Denk aan andere landelijke filialen of collega-advocaten, waar zij zich ook bevinden.

Moeiteloze installatie

Je hebt het zo al druk genoeg met cliënten dat jij natuurlijk niet al te veel kostbare tijd wil verdoen aan het morrelen met een telefooncentrale. Voor het instellen van een VoIP-telefoonsysteem hoef je geen raketgeleerde zijn, want het is zo simpel wat. Geen 'gedoe' dus met IT-ers en andere techneuten die spreken in jargon.

Belfilter

Onder ons gezegd en gezwegen: soms wilt u gewoon niet gestoord worden door bepaalde cliënten. Niet getreurd: een belfilter brengt redding. Stel zelf tijdelijke of permanente lijsten samen van telefoonnummers waarvoor jouw nummer niet bereikbaar is. De beller in kwestie krijgt dan een welkomsttekst te horen met de boodschap dat jij in in het gerechtsgebouw bent.

Professionele uitstraling

Het eerste waar rechtszoekenden, tegenpartijen of collega’s naar op zoek gaan op uw website, uw businesskaartje of briefhoofd is het telefoonnummer. Een VoIP-telefooncentrale tilt het professioneel imago van jouw advocatenkantoor naar een hoger niveau. Ongeacht de omvang van de praktijk komt een kantoor dat gebruik maakt van telefonie in de cloud competenter en beter georganiseerd over. Iets eenvoudigs als een intelligente wachtrij met een zakelijke welkomstboodschap kan de cliëntenervaring aanzienlijk verbeteren.

Snel op- of afschalen

Een virtuele telefooncentrale groeit mee met het advocatenkantoor. Als jij een nieuw samenwerkingsverband aangaat, of bijvoorbeeld een class action gaat instellen kan je vlot uitbreiden met nieuwe virtuele nummers, nieuwe eindbestemmingen en nog meer functies om een grote instroom oproepen te verwerken. De flexibiliteit van dit systeem is wellicht nog een van de belangrijkste troeven.

Kostenbesparend

De tijd dat alle advocaten sloten geld verdienden, ligt voor de meeste beoefenaars van de rechten helaas achter ons. Tegenwoordig moeten advocaten ook echte ondernemers zijn. Dat betekent dat er constant manieren gezocht moeten worden om de hoge vaste kosten van hun advocatenkantoor te drukken. Telefonie in de cloud vergt geen dure installatiekosten, geen onderhoud en het wordt aangeboden voor een vast maandelijks tarief, alle basisopties inbegrepen.

Statistieken

Hoe idealistisch jij ook bent, aan het einde van de rit moet je als advocaat gewoon correct vergoed worden voor de voortreffelijke juridische bijstand. In het online portaal heb je alle mogelijke statistieken per klant en gespreksduur bij de hand om een staat van honorarium en kosten op te maken. Zo brengen die oeverloze telefoontjes eindelijk nog iets op!

Een wijze raad aan beginnende advocaten: reken telefoongesprekken altijd door aan de klant. Je zult al gauw merken dat cliënten dan niet meer voor een kleinigheid bellen, maar alleen als het écht belangrijk is.

Praktische toepassingen VoIP telefooncentrale voor advocaten

Of je nu solist of vennoot in een groot advocatenkantoor bent, de praktische toepassingen van telefonie in de cloud komen iedere advocaat ten goede.

Solopraktijken

Solisten hebben meer dan welke advocaat dan ook baat bij een efficiënte communicatie. Uitgerekend zij moeten hun tijd zo doeltreffend mogelijk verdelen over al hun dossiers. Een gemiste oproep betekent vaak een gemiste kans. Met een digitaal antwoordapparaat hoef je nooit een oproep te missen. Ingesproken berichtjes worden in een tekstbestand in de mailbox gedropt zodat geen van jouw klanten in de kou blijft staan.

Landelijke of middelgrote advocatenkantoren

Middelgrote kantoren met meerdere landelijke filialen kunnen werken met een centraal (virtueel) nummer. Een keuzemenu zorgt ervoor dat cliënten bij de geknipte advocaat voor hun zaak terechtkomen. Maar er is meer. Dankzij een Interactive Voice Response (IVR) Platform is het mogelijk om oproepen automatisch te laten verdelen over verschillende bijkantoren naargelang het netnummer, de postcode van de beller of een
combinatie van beiden.

Internationale advocatenkantoren

Voor internationale advocatenkantoren maken al de digitale functies van VoIP-telefonie het mogelijk om een heuse virtuele telefooncentrale op te zetten. Intelligente
distributie van oproepen per land, eindbestemmingen wijzigen naar alle
mogelijke locaties ter wereld, opvang piekverkeer, uitgebreide keuzemenu’s,
teveel om allemaal op te noemen. Dit systeem ook veel voordeliger dan een klassieke centrale.

Mogelijkheden voor Nederlandse advocaten

Op de Nederlandse markt zijn er verschillende providers die VoIP-telefonie voor bedrijven aanbieden. Advocaten zullen vooral geïnteresseerd zijn in een transparante provider met een vast maandelijks tarief, waarbij ze over alle basisfuncties beschikken. Dan kom je al snel uit bij een telefoonmaatschappij als Belfabriek met twintig jaar ervaring in zakelijke telefonie. Belfabriek mag overigens al heel wat advocatenkantoren tot haar klantenkring rekenen.

VoIP telefonie voor advocaten: het verdict

Je kan nog de meest bevlogen jurist zijn, maar een juridische knobbel alleen is geen garantie op een succesvolle carrière in de advocatuur. Naast uitgerust zijn met een scherpe pen en tong moet jij vooral goed kunnen time-managen. Een slim telefoonsysteem is daarom op het lijf van de drukbezette advocaat geschreven: betrouwbaar, gebruiksvriendelijk, tijds- én kostenbesparend.

Laat jou niet langer de wet voorschrijven door de onophoudelijke kakafonie van stresserende telefoontjes en kies voor een VoIP telefoonsysteem voor advocaten!