Vier redenen om een doorkiesnummer in te stellen

Bij het instellen van een telefoonsysteem wilt u natuurlijk uw klanten en bellers zo efficiënt mogelijk te woord staan. Dit is niet alleen belangrijk voor een klantvriendelijke uitstraling maar stelt de organisatie ook in staat om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de capaciteit van de medewerkers. Eén van de hulpmiddelen die hiervoor ingezet kan worden is een doorkiesnummer.

Hieronder leest u wat een doorkiesnummer is, hoe u dit concreet kunt instellen en de vier belangrijkste redenen waarom een doorkiesnummer onmisbaar is voor elke organisatie. Met een doorkiesnummer kunt u binnen no time uw klanten efficiënt te woord staan.

Wat is een doorkiesnummer?

Een doorkiesnummer is een extern telefoonnummer voor klanten waarbij de beller direct doorgeschakeld wordt naar een specifiek toestel of een specifieke medewerker. Hoewel de termen soms door elkaar heen gebruikt worden is een doorkiesnummer niet hetzelfde als een snelkiesnummer. Een belangrijk verschil is dat een doorkiesnummer een extern telefoonnummer voor klanten is, terwijl een snelkiesnummer alleen intern beschikbaar. Een snelkiesnummer gebruiken medewerkers bijvoorbeeld om bellers intern door te verbinden naar andere collega’s of afdelingen. Een snelkiesnummer is dus niet direct bereikbaar voor klanten.

Een doorkiesnummer is bijvoorbeeld een 088 nummer dat klanten bellen, en dat ‘achter de schermen’ gekoppeld is aan een specifieke medewerker. Voor een doorkiesnummer kunt u verschillende extensies kiezen, u bent dus niet specifiek gebonden aan een 088 nummer. U kunt bijvoorbeeld ook kiezen voor verschillende regionale netnummers, 085, 0800 of 0900 nummers, en zelfs internationale extensies.

Hoe wordt een doorkiesnummer ingesteld?

De basis van een doorkiesnummer is dat elke medewerker voorzien is van een persoonlijk doorkiesnummer dat is gekoppeld aan het externe nummer. Om ervoor te zorgen dat elke medewerker een persoonlijk doorkiesnummer heeft wordt er met nummerblokken gewerkt. Een nummerblok is een reeks van 10, 100 of meer unieke telefoonnummers die elk gekoppeld worden aan een specifieke medewerker.

Een doorkiesnummer kan zo ingesteld worden dat de beller naar één specifieke medewerker doorverbonden wordt of naar een afdeling met meerdere medewerkers. Daarnaast is het mogelijk om de routering aan te passen door een keuzemenu in te stellen, bijvoorbeeld: Kies 1 voor afspraken, etc. De instellingen van het doorkiesnummer kunnen volledig afgestemd worden op de wensen en eisen van de organisatie. Daarnaast kunnen deze flexibel aangepast of opgeschaald worden.

Waarom zou u kiezen voor een doorkiesnummer?

Het instellen van een doorkiesnummer kent veel voordelen, zowel voor de bellers als medewerkers van de organisatie. En uiteindelijk dus ook voor de organisatie als geheel! Hieronder leest u de belangrijkste voordelen van een doorkiesnummer:

1. Klanten worden direct doorgeschakeld naar de juiste medewerker

Een doorkiesnummer wordt ook wel Direct Inward Dialing genoemd. Doordat het externe nummer 1 op 1 gekoppeld is aan een specifieke medewerker komt de beller dus direct bij de juiste contact persoon uit. Tenzij de organisatie hiervoor kiest, is er geen keuzemenu meer nodig om bellers automatisch naar de juiste medewerker door te schakelen.

2. Een verbeterde klantbeleving

Doordat klanten sneller door de juiste medewerker geholpen worden draagt dit bij aan een positievere klantervaring. Een doorkiesnummer is een klantvriendelijke oplossing om uw zakelijke telefonie efficiënter in te richten. Naast het feit dat de klant direct de juiste medewerker spreekt is het mogelijk om, bijvoorbeeld buiten openingstijden om, gepersonaliseerde berichten af te laten spelen.

3. Efficiënter en productiever werken

Een doorkiesnummer is voor zowel klanten als medewerkers efficiënter. Doordat de beller direct de juiste persoon aan de lijn heeft wordt onnodig (intern) doorverbinden voorkomen. Op deze manier worden klanten sneller geholpen en kunnen medewerkers per dag meer klanten te woord staan.

4. Flexibel en toekomstbestendig werken

Het instellen van een doorkiesnummer is flexibel aan te passen aan de wensen en eisen van de organisatie. Doordat een doorkiesnummer aan een specifieke medewerker gekoppeld wordt, en niet aan een toestel, biedt het veel flexibiliteit. Medewerkers blijven goed bereikbaar ongeacht of ze op kantoor, thuis of onderweg aan het werk zijn. Daarnaast kan de capaciteit van een doorkiesnummer gemakkelijk opgeschaald worden in tijden van extra drukte of als uw organisatie groeit.

Doorkiesnummer onmisbaar voor gestroomlijnde (groot)zakelijke telefonie

Een doorkiesnummer is een mooie manier om uw organisatie flexibel en toekomstbestendig in te richten. Daarnaast blijft de telefonische bereikbaarheid gewaarborgd én wordt de efficiënte van de telefonische dienstverlening verbetert. Een doorkiesnummer is een slimme service waar klanten, medewerkers en de organisatie van profiteren.