Oostenrijk
Verenigde Staten
ZwedenKalender-gestuurde oproeproutering
Elk bedrijf draait op een schema waarin kantooruren, pauzes, roterende shifts, on-call roosters, nationale feestdagen en seizoenssluitingen elkaar afwisselen. De oproeproutering handmatig bijwerken zodra dat schema verandert kost tijd en gaat vroeg of laat mis, waardoor oproepen bij de verkeerde persoon uitkomen of zelfs helemaal nergens.
Met kalender-gestuurde oproeproutering automatiseer je dat volledig. Je beschrijft je schema aan ons en Belfabriek configureert de routering zo dat oproepen tijdens kantooruren naar het team gaan en daarbuiten naar voicemail of een on-call nummer. Wisselen de on-call shifts elke week, dan volgt de routering die rotatie automatisch, zonder dat iemand handmatig hoeft bij te werken en zonder dat een vergeten wijziging tot gemiste gesprekken leidt.
- Routering op basis van kantooruren en shifts
- Automatische on-call en feestdagenroutering
- Roterende shifts en seizoensschema’s
- Eenmaal instellen, daarna draait het zelfstandig door
Voordelen van kalender-gestuurde oproeproutering
Ontdek hoe onze functies je helpen slimmer te werken, kostbare tijd te besparen en je bedrijfscommunicatie merkbaar te verbeteren.
Altijd accuraat
De routering volgt het schema zoals je het hebt gedefinieerd, waardoor shiftwissels, vervangingen en vrije dagen meteen zichtbaar worden zodra je de configuratie bijwerkt, zonder gokwerk of vergeten wijzigingen.
Perfect voor roterende shifts
Wekelijkse on-call roosters, afwisselende teams en weekenddekking worden zonder uitzondering door de kalender aangestuurd, of het nu gaat om zorg, IT-ondersteuning of 24/7 monitoring.
Geen administratieve overhead
Je hoeft de oproepbestemming niet langer elke ochtend of bij elke shiftwissel aan te passen, omdat je het schema eenmalig vastlegt en de routering daarna automatisch meeloopt totdat het schema echt verandert.
Praktijkvoorbeelden
Kalender-gestuurde routering wordt vooral gebruikt in sectoren waarin beschikbaarheid sterk door het rooster wordt bepaald.
Artsen op een weekend medische lijn
Een groep artsen deelt een weekend medische lijn waarbij elke arts één weekend per maand dienst heeft. Belfabriek routeert oproepen automatisch naar de dienstdoende arts, zodat er niemand handmatig hoeft te wisselen en er geen oproep tussen wal en schip belandt.
Vrijwilligers op een hulplijn
Een liefdadigheidsinstelling of ondersteuningsorganisatie draait een hulplijn met vrijwilligers die per week hun eigen uren dekken. Belfabriek stuurt oproepen automatisch naar de vrijwilliger die op dat moment dienst heeft, waardoor de lijn op elk afgesproken moment bemand is.
Beveiligingsbedrijven
Urgente oproepen gaan automatisch naar de bewaker die dienst heeft, zodat je 24/7 dekking houdt zonder te hoeven terugvallen op verouderde spreadsheets of handmatige controles.
Hoe kalender-gestuurde routering werkt
Je legt je schema vast, dus kantooruren, shifts, on-call roosters en feestdagen, waarna Belfabriek elk moment aan een oproepbestemming koppelt. Zodra er een oproep binnenkomt, vergelijkt het systeem de actuele tijd met je schema en stuurt het gesprek door naar de juiste bestemming.
Een concreet voorbeeld: van maandag tot en met vrijdag tussen negen en vijf gaan oproepen naar het kantoor, terwijl ze ’s avonds en in het weekend op de on-call mobiel uitkomen. Op nationale feestdagen speelt er een sluitingsbericht af en krijgt de beller de optie tot voicemail. Elke regel leg je één keer vast, waarna de routering automatisch meebeweegt totdat het schema zelf verandert.
Roterende shifts en on-call roosters
Voor teams met een roterend schema komt kalender-gestuurde routering het sterkst tot zijn recht. Je beschrijft welk teamlid welke dagen en tijden dekt en Belfabriek stuurt de oproepen automatisch naar de juiste persoon, zodat degene die maandagavond dienst heeft de maandagavondoproepen krijgt en het weekendteam de weekendoproepen.
Verandert het rooster omdat iemand ruilt, op vakantie gaat of net nieuw in de rotatie zit, dan stuur je ons een bericht en wordt de routering meteen bijgewerkt. Niemand hoeft in het telefoonsysteem te duiken of losse doorschakelingen te verleggen.
Kantooruren, feestdagen en uitzonderingen
De meest voorkomende toepassing is het scheiden van werk- en sluitingsuren. Tijdens openingstijden gaan oproepen naar je team, terwijl bellers buiten die uren een bericht met je openingstijden horen en een voicemail kunnen achterlaten. Daardoor weten bellers altijd wanneer ze terug kunnen bellen en wordt je team niet buiten werkuren gestoord.
Feestdagen en bijzondere sluitingen werken op dezelfde manier. Je geeft je nationale feestdagen, bedrijfsevenementen of noodsluitingen door en de routering past zich die dag aan, waarbij bijvoorbeeld een ander bericht afspeelt, oproepen naar een ander nummer gaan of voicemail direct wordt geactiveerd.
Combineer met andere functies
Kalenderroutering werkt samen met de rest van je oproepflow, zodat je er tijdens kantooruren een keuzemenu en een wachtrij achter kunt hangen. Buiten kantoortijden speelt er een welkomstbericht met je openingstijden af en bied je voicemail aan, en met een fluistertoon erbij weet je on-call teamlid direct dat het gesprek via de buitenkantoorlijn binnenkomt.
Bedrijven met internationale telefoonnummers profiteren nog extra, omdat elk nummer een eigen schema kan volgen met andere tijdzones, andere kantooruren en eigen on-call roosters, die samen vanuit één account beheerd blijven.
Gratis inbegrepen bij elk nummer
Kalender-gestuurde oproeproutering is zonder meerkosten onderdeel van elk Belfabriek-nummer, ongeacht hoe eenvoudig of uitgebreid je het schema inricht.
Deze functie is kosteloos inbegrepen bij elk Nederlands telefoonnummer of internationaal telefoonnummer.
Meer over andere functies
Vind meer informatie over onze functies die je bedrijfscommunicatie kunnen verbeteren.
Wijzig eindbestemmingen
Stuur oproepen door naar elk toestel (mobiel, vast of VoIP), waarbij je bestemmingen altijd via het dashboard aanpast, zoveel extensies toevoegt als je nodig hebt en oproepen naar collega’s …
Welkomstbericht
Begroet elke beller met een professioneel bericht voordat het gesprek wordt doorgeschakeld. Je neemt het bericht zelf op, laat het door een stemacteur inspreken of genereert het binnen seconden met …
Slim voicemail-systeem
Wanneer niemand opneemt laten bellers een voicemail achter die als audiobestand in je inbox aankomt, met aangepaste begroetingen, meerdere ontvangers en zonder dat er extra software nodig is.
Kalender-gestuurde oproeproutering FAQ
Krijg duidelijke antwoorden over kalender-gestuurde oproeproutering en hoe deze in de praktijk voor je bedrijf werkt.
Je beschrijft ons je schema, dus de kantooruren, shifts, on-call roosters en feestdagen, waarna wij de routering zo configureren dat elk moment aan een oproepbestemming gekoppeld is. Wijzigingen geef je op elk gewenst moment door aan ons supportteam.
Je neemt contact op met ons supportteam en de routering wordt meteen bijgewerkt, zodat een shiftwissel, ziekmelding of last-minute aanpassing direct wordt doorgevoerd in de routering.
Ja. We richten zowel terugkerende als eenmalige uitzonderingen in, denk aan weekends, nationale feestdagen, bedrijfssluitingen en noodsluitingen. De routering volgt gewoon het schema dat we voor je hebben vastgelegd.
Ja. Elk Belfabriek-nummer kan een eigen kalender en routeringsschema hebben, wat handig is voor bedrijven met nummers in verschillende tijdzones of voor afdelingen met eigen openingstijden.
Ja. Tijdens kantooruren laat je oproepen via een keuzemenu en wachtrij lopen en buiten die uren speel je een bericht af en bied je voicemail aan. De kalenderroutering bepaalt wanneer wat gebeurt, terwijl de andere functies invullen hoe het gesprek verder verloopt.
Je geeft de rotatie door, dus wie welke dagen en tijden dekt, en wij leggen dat in het systeem vast. De persoon die deze week dienst heeft krijgt ook de oproepen van deze week, en zodra het rooster wijzigt, stuur je ons een bericht en gaat de nieuwe indeling direct in.
Het schema wordt door ons supportteam geconfigureerd op basis van je wensen. Wanneer je iets wilt wijzigen, bijvoorbeeld een shiftwissel, een nieuw teamlid of aangepaste uren, stuur je ons een bericht en gaat de update meteen live.
Nee. De functie is zonder meerkosten inbegrepen bij elk Belfabriek-nummer.
