België
Duitsland
Frankrijk
Italië
Oostenrijk
Polen
Spanje
Verenigd Koninkrijk
Verenigde Staten
Zweden"Dat hebben we zo niet afgesproken."
Eén zin, en het wordt jouw woord tegen dat van de klant. Met een opname is het geen discussie meer maar een kwestie van samen terugluisteren — en dat duurt twintig seconden in plaats van een week mailen.
Opnames in je dashboard
zoeken: 085 345 32 58 · deze week
- +31 6 24 88 10 45 dinsdag 14:07 · Sanne 4:12
- +31 20 555 01 99 dinsdag 11:33 · Joost 1:48
- +31 6 51 20 77 03 maandag 16:52 · Sanne 7:26
Zoeken op nummer, datum of tijd. Afspelen in de browser, downloaden als bestand, of ophalen via de API. Na dertig dagen verdwijnen ze vanzelf — wat je wilt bewaren, download je.
Drie momenten waarop je wilt dat je het had opgenomen
En bij alle drie geldt: je weet pas dat je de opname nodig hebt als het gesprek al voorbij is. Dat is precies waarom het automatisch moet gaan.
Er ontstaat discussie over wat er is afgesproken
Een prijs, een levertijd, een toezegging. Zonder opname wordt het een gesprek over wie het zich beter herinnert, en dat verlies je vaker dan je denkt — ook als je gelijk had.
Iemand nieuw begint en je hoort niet hoe het gaat
Meeluisteren is ongemakkelijk en rollenspel is nep. Drie echte gesprekken terugluisteren in een teamoverleg leert meer dan een middag training, en het kost twintig minuten.
Je moet kunnen laten zien wat er is gezegd
In sommige sectoren is dat een eis en geen luxe. Dan gaat het er niet om dát je opneemt maar om hoe je het geregeld hebt — daarover verderop meer.
Er komt geen apparaat aan te pas
De opname gebeurt bij ons, op het netwerk, niet op een toestel. Er is dus niets te installeren, en het werkt op elk toestel in je team — ook op een mobiel zonder app. Het gaat om gesprekken die binnenkomen op je Belfabriek-nummer; wat je team zelf naar buiten belt, wordt niet opgenomen.
- Stap 1
Je zet het aan per nummer
In je dashboard, en het geldt direct. Je kunt het op het ene nummer aan hebben staan en op het andere niet.
- Stap 2
Beide kanten in één bestand
De beller en je collega, in één opname. Geen aparte sporen die je achteraf moet samenvoegen.
- Stap 3
Je vindt hem terug
Zoeken op nummer, datum of tijd. Afspelen in de browser, downloaden, of via de API naar je eigen systeem halen.
- Stap 4
Hij verdwijnt vanzelf
Na de termijn die jij instelt. Wat je langer wilt houden, download je — dan staat het bij jou en niet meer bij ons.
Opnemen mag, maar er hoort iets bij
Een gesprek opnemen raakt gegevens van iemand anders. Het grootste deel daarvan regelen wij aan onze kant — maar niet alles, en het deel dat bij jou ligt is precies het deel dat mensen vergeten. Hier staat wie wat doet.
Aan onze kant geregeld
- Opslag binnen de EU, met een verwerkersovereenkomst
- Geen modeltraining op de inhoud van je gesprekken — contractueel vastgelegd
- Maximaal dertig dagen, en binnen die grens stel jij de termijn in
- Automatisch verwijderen zodra de termijn verloopt, zonder dat iemand eraan hoeft te denken
- Alleen de beheerder komt bij de opnames — niet iedereen die in het dashboard mag
- Opname op het netwerk, dus er staat niets op een toestel dat kwijt kan raken
Dit blijft bij jou
- Je bellers informeren. Een zin in je welkomstbericht is de gebruikelijke manier, en die zet je zelf in — maar dát je het doet, is jouw verantwoordelijkheid en niet de onze
- Een grondslag hebben om op te nemen, en kunnen uitleggen waarvoor je de opnames gebruikt
- Kiezen wie beheerder is, want dat is degene die bij de opnames kan. Dat is een kleinere kring dan “wie in het dashboard mag”, en het is de moeite waard om er even bij stil te staan
- Reageren als iemand zijn opname opvraagt of wil laten verwijderen
- Kiezen wat je downloadt. Wat je bij ons weghaalt, valt buiten onze bewaartermijn en wordt jouw archief
Dit is geen juridisch advies. Wat er voor jouw sector precies geldt, hangt af van wat je doet en met wie je belt — een incassobureau heeft andere verplichtingen dan een snackbar. Wat we wél kunnen zeggen is wat er aan onze kant gebeurt, en dat staat hierboven.
Vier keuzes, en de eerste is de belangrijkste
Welke nummers je opneemt
Niet per se allemaal. Een salesnummer en een klachtenlijn zijn andere gesprekken dan een interne lijn, en je hoeft niet alles te bewaren om er iets aan te hebben.
Begin met één nummer waar de discussies vandaan komen. Dat is bijna altijd genoeg om te merken of je het nodig hebt.
Hoe lang je ze bewaart
Van een paar dagen tot dertig. Korter is bijna altijd beter: hoe minder je bewaart, hoe minder je hoeft uit te leggen en hoe minder er kan uitlekken.
Zeven dagen dekt vrijwel elke discussie die binnen een week opkomt. Dertig is voor wie een aantoonbaar dossier nodig heeft.
Wat er in je welkomstbericht staat
De zin waarmee je bellers informeert. Die zet je zelf in het bericht dat vóór het gesprek wordt afgespeeld, en je kunt hem via tekst-naar-spraak in een paar minuten wijzigen.
Kort en gewoon: “dit gesprek wordt opgenomen voor kwaliteit en training.” Omslachtiger maakt het niet beter.
Wat je downloadt en wat je laat verlopen
Downloaden is geen kopie maken maar een archief beginnen. Vanaf dat moment ligt het bewaren, beveiligen en verwijderen bij jou.
Download alleen het gesprek waar het om gaat, niet de hele week. Dat scheelt je later een vraag die je niet wilt krijgen.
Onderdeel van Klantenservice
Gespreksopname zit in Klantenservice, voor maximaal acht mensen voor €49 per maand, waarbij er afhankelijk van de bewaartermijn en het opslagvolume een klein aanvullend tarief kan gelden voor uitgebreide opslag. Wat de regels zijn voor het opnemen van gesprekken, lees je in Mag je telefoongesprekken opnemen?.
Over gespreksopname
Dat is de bedoeling, en het is de gebruikelijke praktijk: een zin in je welkomstbericht. Wat er precies moet in jouw situatie hangt af van je sector en met wie je belt — daar zijn wij niet de partij om dat te bepalen. Wat we wel doen is het makkelijk maken om die zin erin te zetten en te wijzigen.
Als je dat wilt. Transcriptie staat niet standaard aan; je zet hem erbij wanneer je hem nodig hebt. Daarna kun je zoeken op wat er gezegd is in plaats van te luisteren tot je het hoort.
Bij ons niet. Wat je langer nodig hebt, download je, en dan staat het in jouw eigen archief. Dat is een bewuste grens: hoe langer wij opnames bewaren, hoe meer er ligt dat van jouw klanten is en waar jij verantwoordelijk voor bent.
De beheerder van het account. Niet iedereen die in het dashboard mag werken, komt dus ook bij de opnames — dat is bewust een kleinere kring. Wie dat is, bepaal je zelf.
Nee. Het gaat om gesprekken die binnenkomen op je Belfabriek-nummer. Wat je team zelf naar buiten belt, valt erbuiten — dus een verkoopgesprek dat jullie zelf initiëren, staat er niet tussen.
Nee. Opslag en verwerking gebeuren binnen de EU, met een verwerkersovereenkomst, en de inhoud van je gesprekken wordt niet gebruikt om modellen te trainen. Dat ligt contractueel vast en is geen beleid dat morgen anders kan zijn.
Ja. De opname gebeurt op het netwerk en niet op het toestel, dus het maakt niet uit waar het gesprek landt of uit welk land het nummer komt.
Ja. Zowel de beller als je teamlid worden in één audiobestand opgenomen, waardoor je het volledige gesprek hoort.
Nee. De opname gebeurt aan de zijde van Belfabriek, zodat je geen app, microfoon of extra hardware aan jouw kant nodig hebt.
Je logt in op het dashboard, zoekt op telefoonnummer, datum of tijd en speelt de opname rechtstreeks in de browser af. Je kunt hem ook als audiobestand downloaden.
Jij stelt de bewaartermijn zelf in, waarna opnamen automatisch worden verwijderd zodra die termijn verloopt. Specifieke opnamen die je langer nodig hebt download je voordat ze vervallen.
Ja. Via de API haal je opnamen programmatisch op en sla je ze op in je eigen systemen, zoals een archief, een nalevingsomgeving of een interne applicatie.
Nee. Er geldt geen tijdslimiet voor individuele opnamen, waardoor ook lange gesprekken volledig worden vastgelegd.
Gespreksopname zit in Klantenservice, waarbij afhankelijk van hoe lang opnamen moeten worden bewaard een klein aanvullend tarief kan gelden voor uitgebreide bewaartermijnen.
