Elke beller bij de juiste winkel, zonder dat iemand hoeft door te verbinden.
Een keten heeft winkels, een webshop en een hoofdkantoor, terwijl de klant maar één nummer wil bellen. Rond Black Friday en de uitverkoop stijgt het aantal oproepen scherp, precies wanneer je team de handen vol heeft aan klanten in de winkel. Met één centraal nummer, een keuzemenu en een wachtrij komt elke beller bij de juiste vestiging, zodat je team zich op de winkelvloer kan concentreren.
Een typische winkelopstelling
Dit is de standaardconfiguratie voor een modemerk met een webshop en meerdere winkels. Onderdelen eruit halen of toevoegen kan altijd, en de routering stel je per regio, per winkel of per afdeling in.
Eén nummer voor alle winkels en de webshop
Klanten zien één contactpunt voor al je winkels en je webshop, terwijl het centrale nummer achter de schermen doorzet naar de dichtstbijzijnde vestiging, een specifieke afdeling of je hoofdkantoor.
Een welkomstbericht met je merknaam
Zodat de beller meteen hoort dat hij goed zit. Het hoofdkantoor past het welkomstbericht voor alle winkels tegelijk aan, bijvoorbeeld met de openingstijden rond kerst, of per winkel.
“Welkom bij Modehuis Noorderlicht.”
Een keuzemenu
Twee routes, zodat een vraag over een online bestelling niet in de winkel belandt en een vraag voor de winkel niet bij het webshopteam. Met dit keuzemenu krijgen bellers snel het juiste team, zonder herhaaldelijke doorverbindingen.
“Toets 1 voor online bestellingen, toets 2 voor je dichtstbijzijnde winkel.”
Onder optie 1: het webshopteam
Oproepen over online bestellingen gaan naar je e-commerce supportteam, dat vaak met andere systemen en ander personeel werkt dan de winkels. De klant ziet één merk en één nummer.
Onder optie 2: de juiste winkel
De oproep gaat naar de vestiging die de beller kiest, of naar de dichtstbijzijnde op basis van het netnummer waarmee hij belt. Is een winkel tijdelijk dicht door een renovatie, personeelsgebrek of stroomuitval, dan zet je die oproepen in seconden door naar de dichtstbijzijnde vestiging of naar het hoofdkantoor.
Een wachtrij voor de piek
Rond Black Friday, Tweede Kerstdag en de zomeruitverkoop houdt de wachtrij bellers vast met een wachtbericht, terwijl je team de rij afwerkt. Voor die weken zet je tijdelijk extra mensen op de lijn, zoals seizoenskrachten, collega’s van het hoofdkantoor of een externe antwoordservice, en na de uitverkoop ga je terug naar je normale opzet.
Doorschakelen als de winkelvloer vol staat
Neemt niemand op omdat iedereen klanten in de winkel helpt, dan sturen doorschakelregels de oproep naar back-uppersoneel of naar voicemail. Elk bericht wordt per e-mail doorgestuurd, zodat niets verloren gaat.
Alle winkels in één dashboard
Alle winkelnummers beheer je vanaf één dashboard. Je past het welkomstbericht voor elke locatie tegelijk of per winkel aan, en een wijziging in de routering tijdens een renovatie of een pop-up-event staat er in seconden. Eén factuur dekt alle locaties, en je hebt één team om te bellen wanneer iets moet veranderen.
Geen wifi nodig. We sturen oproepen door via het mobiele netwerk, niet via internet, zodat je winkels bereikbaar blijven als de wifi in de winkel uitvalt. Ontvang je oproepen liever op je bestaande telefooncentrale of in een SaaS-tool, dan kan dat ook.
Wat er bij jou anders is
Winkelketen
Tientallen winkels, elk met een eigen nummer, een eigen provider en een eigen manier van oproepen afhandelen. Wil het hoofdkantoor de openingstijden rond kerst aanpassen, dan moet iemand elke winkel of provider apart benaderen, terwijl je dat op één dashboard voor alle locaties tegelijk doet.
Franchisenetwerk
De franchisegever stelt de sjabloon in, met welkomstbericht, menustructuur en de vorm van de openingstijden, waarna elke franchisenemer binnen dat raamwerk zijn eigen routering en teambeschikbaarheid beheert. Het hoofdkantoor houdt de merkcontrole, terwijl de winkeleigenaren de dagelijkse controle houden.
Vlaggenschipwinkel
Hier komen de meeste oproepen binnen: voorraadvragen, openingstijden, routebeschrijvingen en afspraken voor personal shopping. Een kort menu vangt dat op (“Toets 1 voor openingstijden en routekaart, toets 2 voor voorraadbeschikbaarheid, toets 3 om ons team te spreken”), waarbij de openingstijden worden ingesproken door de tekst-naar-spraakassistent die je team op elk moment zelf bijwerkt.
Pop-ups en seizoenslocaties
Een pop-upwinkel, kerstmarkt of sample sale krijgt een eigen lokaal nummer dat binnen uren live is en doorschakelt naar het personeel ter plaatse of naar een mobiel. Sluit de pop-up, dan schakel je het nummer door naar je hoofdlijn, zodat klanten die het hebben opgeslagen je nog bereiken.
VIP en personal shopping
Een apart nummer voor VIP-klanten, los van het winkelnummer, waarmee ze hun personal shopper direct op de mobiel bereiken, zonder menu en zonder wachtrij. Is die met een andere klant bezig, dan gaat het gesprek naar een collega of naar voicemail met een persoonlijke begroeting.
Internationale retail
Verkoop je in andere landen, dan zet je daar een lokaal nummer op je gelokaliseerde website, in je app en op je facturen, omdat een klant in het buitenland aarzelt bij een +31-nummer. Alle oproepen komen binnen bij je eigen klantenserviceteam. Welke internationale nummers je waar kunt krijgen, hangt af van de regels per land: voor een Frans nummer heb je bijvoorbeeld een Franse vestiging nodig.
Als er iets stuk is, telt de lengte van de keten
Wij beheren ons eigen IVR-platform en zijn in 15 landen gelicentieerd. Dat is geen opschepperij maar een verschil in doorlooptijd, en als je merk afhangt van elk contactmoment met een klant, telt die doorlooptijd.
- Jij belt je leverancier
- Die belt zijn platformaanbieder
- Die gaat het onderzoeken
- Die meldt terug aan je leverancier
- Die meldt terug aan jou
Vijf schakels, en niemand in die keten kan de routering van je winkels zelf aanpassen.
- Jij belt ons
- Wij kijken in ons eigen platform, tot op carrierniveau
- Wij passen het aan
Eén schakel. Heeft je merk iets nodig dat nog niet bestaat, dan bouwen we het zelf.
Wat het kost
Wachtrij, keuzemenu en gespreksopname beginnen bij het pakket Klantenservice (tot 8 personen): €49 per maand. Een keten met meerdere winkels of een franchisenetwerk richten we met je in, en dat is een gesprek, geen project.
Wat mode- en retailbedrijven ons vragen
Dan sturen doorschakelregels de oproep naar back-uppersoneel, een collega of voicemail. Elk bericht wordt per e-mail doorgestuurd, zodat niets verloren gaat.
Ja. De wachtrij vangt de piek op en je kunt tijdelijk teamleden toevoegen om de overloop af te handelen: seizoenskrachten, collega’s van het hoofdkantoor of een externe antwoordservice. Wanneer de verkoop eindigt, schaal je terug naar je normale opzet. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt.
Ja. Voor franchisenetwerken die een centraal klantenservicenummer delen, routeren we oproepen naar de relevante franchisenemer op basis van het netnummer of de menukeuze van de beller, en we factureren elke franchisenemer apart voor zijn aandeel.
Ja. Gebruik een centraal nummer en route bellers naar de juiste winkel op basis van hun keuze of locatie. Eén herkenbaar contactpunt voor klanten, met lokale bereikbaarheid achter de schermen.
Ons systeem handelt piekverkeer af met wachtrijen en automatische doorschakeling. Zelfs wanneer je team druk is met in-store klanten, kunnen bellers een voicemail achterlaten of terugbellen aanvragen.
Ja. Stel een automatisch bericht of menukeuze in die bellers hun bestellingsstatus laat controleren zonder met een teamlid te spreken — wat je personeel vrijmaakt voor meer complexe vragen.
Ja. Met een telefoonmenu kun je bellers rechtstreeks naar klik-en-haal, verkoop, retouren, of een ander departement leiden. Dit helpt winkelpersoneel gericht op persoonlijke klanten terwijl telefoonbellers het juiste team bereiken.
Ja. Ons systeem stuurt oproepen door naar je telefooncentrale of SaaS-tool. Ontvang oproepen naar je zakelijk nummer overal — of je op de winkelvloer bent, in de opslagruimte, of tussen locaties reist.
Ja. Activeer een lokaal nummer voor elke tijdelijke locatie en laat het binnen uren live gaan. Wanneer de pop-up sluit, stuur je het nummer door naar je hoofdwinkellijn of schakel je het uit. Geen lange contracten of opstartkosten.
Alle winkelnummers worden beheerd vanuit één dashboard. Update welkomstberichten voor elke locatie tegelijk of pas het per winkel aan. Als een winkel tijdelijk gesloten is, stuur je oproepen door naar de dichtstbijzijnde vestiging of naar het hoofdkantoor in seconden. Eén factuur dekt alle locaties.
Ja. Voeg een lokaal nummer toe voor elk land waar je in verkoopt, binnen de registratieregels van dat land: in Frankrijk heb je bijvoorbeeld een Franse vestiging nodig, terwijl een Brits nummer op je eigen adres kan. Alle oproepen routeren naar je bestaande klantenserviceteam. Eén dashboard, één factuur, volledige controle over elke markt.
Nee. We sturen oproepen rechtstreeks naar je mobiele telefoon via het mobiele netwerk. Geen app, geen internetverbinding, geen Wi-Fi nodig. Je team blijft bereikbaar zelfs wanneer de winkel Wi-Fi uitvalt.
Ja. Een speciaal retournummer, of een menukeuze voor retouren, zorgt ervoor dat deze oproepen meteen het juiste team bereiken, zonder doorverbindingen. Met gespreksopname beoordeel je hoe je team klachten afhandelt, zie je terugkerende problemen en gebruik je de opnamen voor training. In het statistiekenpaneel zie je hoeveel oproepen over retouren tegenover verkoop binnenkomen, zodat je je personeel daarop inzet.
Ja. Een eigen lokaal nummer op het bouwbord, in persberichten en op sociale media geeft de nieuwe locatie een eigen identiteit voordat de deuren opengaan. Bellers horen een welkomstbericht met de openingsdatum, de locatie en de informatie over het openingsevent, gemaakt met onze tekst-naar-spraakassistent en door je team op elk moment bij te werken. Zodra de winkel opengaat, wordt het nummer de vaste winkellijn, en wie vooraf belde heeft het al opgeslagen.
Ja, via onze private API. We geven je geen generieke bibliotheek: je vertelt ons wat je nodig hebt, wij bevestigen de haalbaarheid en bouwen de exacte endpoints voor je, zodat je developer zonder giswerk tegen endpoints programmeert die werken. Zo trek je oproepstatistieken in je eigen rapportagetools, download je opnamen automatisch, route je VIP-klanten op basis van hun nummer naar hun personal shopper of krijgt de winkelmanager een melding wanneer een belangrijke klant belt. Omdat we ons eigen platform hebben gebouwd en beheren, kunnen we het voor elk geval uitbreiden.
Ja. Onze ondersteuningsmail wordt ’s avonds, ’s nachts en in het weekend gemonitord, en ons team krijgt meldingen via Slack op de mobiel. Voor klanten die dat willen, richten we een eigen Slack-kanaal in, zodat je ons op elk moment per bericht kunt bereiken.
Nee. Omdat we het platform zelf beheren en er altijd meerdere collega’s tegelijk online zijn, is er al iemand als er iets gebeurt. Bij andere aanbieders heb je daar vaak een strikte en dure SLA voor nodig; wij werken op best effort, met teamleden die het platform van binnenuit kennen en je willen helpen.