Wanneer moet ik het digitaal antwoordapparaat activeren?

Wat gebeurt er als ik een gesprek niet aan kan nemen? Eén van de functies die u bij een telefoonnummer van de Belfabriek krijgt, is die van het Digitaal Antwoordapparaat. Deze functie stelt bellers in staat om een boodschap in te spreken. De geluidsopname hiervan verstuurt ons systeem direct naar uw e-mailadres. 

Het spreekt voor zich dat u bellers zoveel mogelijk persoonlijk te woord wilt staan. Maar er zijn momenten waarop dat niet mogelijk is. In plaats van uw klanten teleur te moeten stellen en mogelijk een sale mis te lopen, biedt u hen met het digitaal antwoordapparaat de mogelijkheid om toch hun vraag voor te leggen.

• Na sluitingstijd

  Het is een goed idee om uw digitaal antwoordapparaat in te schakelen buiten kantooruren, zoals ‘s avonds, in het weekend of tijdens feestdagen. Sommige klanten bellen vanuit een andere tijdzone, kennen uw openingstijden niet, of vergeten zelfs compleet welke dag het is.
  

• Bij grote drukte

  Wanneer al uw medewerkers in gesprek zijn, kunt u de wachtrij-functie activeren om bellers voor een korte periode –bijvoorbeeld maximum 2 minuten– in de wacht te houden. Komt er binnen die wachttijd geen medewerker vrij, dan biedt het digitaal antwoordapparaat uitkomst.
  

• In het keuzemenu

  Er zijn zaken die uw bellers ook zonder dat ze een medewerker spreken aan u kunnen doorgeven, zoals opzeggingen of storingsmeldingen. Plaats hiervoor een optie in uw keuzemenu en koppel die aan het digitaal antwoordapparaat. Hoe eerder u deze optie in het keuzemenu noemt, des te kleiner de kans is dat uw medewerkers onnodig in gesprek raken.

Snel daarna contact opnemen

Een digitaal antwoordapparaat voorkomt dat bellers de verbinding verbreken zonder ooit weer terug te bellen. Ze kunnen hun bericht inspreken in de wetenschap dat u het later zult beluisteren en –indien nodig– contact opneemt. 

Maar dat betekent niet dat de geluidsopname onbeperkt houdbaar is. Integendeel; een klant verwacht over het algemeen dat zijn of haar bericht bovenaan uw to do–lijst komt.

Stel de klant daarom niet teleur en beluister iedere werkdag de binnengekomen voice-berichten. Laat de klant vervolgens weten welke actie u gaat ondernemen.

Hoe u het digitaal antwoordapparaat activeert

Klanten van de Belfabriek activeren hun digitaal antwoordapparaat via hun online dashboard Mijn Belfabriek. Dezelfde functie is ook via onze mobiele app te beheren. 

Bent u nog geen klant van de Belfabriek, dan is dit een goed moment om uw servicenummer of bedrijfsnummerbij ons aan te vragen. U blijft gewoon op uw huidige toestel(len) bereikbaar, maar krijgt een mooi telefoonnummer met allerlei handige functies, waaronder het digitaal antwoordapparaat.

Belangrijke functies

Digitaal antwoordapparaat

Lees ook

Wat gebeurt er als ik een gesprek niet aan kan nemen?

Hoe zet ik mijn digitale antwoordapparaat aan?

Hoe uw telefonische bereikbaarheid uw omzet verhoogt