België
Duitsland
Frankrijk
Italië
Oostenrijk
Polen
Spanje
Verenigd Koninkrijk
Verenigde Staten
ZwedenVijf mensen, één nummer, en niemand hoeft te vragen wie er opneemt.
Het teamdashboard is het gedeelde scherm dat je telefoonteam openhoudt. Iedereen ziet wie beschikbaar is, wie in gesprek is en wie de volgende is, en zet zijn eigen status met één klik. Loopt iemand even weg, dan slaat het gesprek die persoon over en gaat het naar de volgende collega, zonder bericht in de groepsapp en zonder dat iemand aan de routering hoeft te komen.
- Realtime elke wijziging is meteen zichtbaar voor het hele team
- Eén klik iedereen zet zijn eigen beschikbaarheid, zonder een verzoek in te dienen
- Tot 99 leden per team, en zoveel teams als je organisatie heeft
- Geen app store een progressive web app: open een link of zet hem op je beginscherm
Dit is het hele product. Verander iets en zie de routering meebewegen.
Hieronder staat een werkend bord met een team van vijf op één nummer. Zet iemand op afwezig of kies een andere belstrategie, en de regel onderaan laat precies zien wat de volgende beller meemaakt. Die regel is geen schets van het dashboard, maar wat het dashboard doet.
Hofstede & Vos · frontoffice
085 130 4471 · 5 leden- Sanne de Wit Receptie · vestiging Utrecht Softphone · headset pos 1 · 8s Beschikbaar
- Daan Oosterhof Support · vestiging Utrecht Bureautoestel pos 2 · 10s In gesprek
- Pien Nijhuis Verkoop · buitendienst Mobiel netwerk pos 3 · 15s Beschikbaar
- Thijs Reinders Inspecties · buitendienst Mobiel netwerk pos 4 · 25s Afwezig
- Hilde Claassen Administratie · vestiging Eindhoven Bureautoestel pos 5 · 10s Beschikbaar
Wat de volgende beller nu krijgt
Sanne · 8s → Pien · 15s → Hilde · 10s → voicebot
Na elkaar probeert elke beschikbare persoon in de volgorde van de wachtrij en gaat door zodra diens eigen beltijd voorbij is. Collega’s die afwezig of in gesprek zijn, worden overgeslagen zonder dat de beller het merkt.
Daan kun je niet omzetten omdat hij in gesprek is, want die status komt van het platform en niet van een schakelaar. De twee statussen die mensen zelf bepalen, zijn beschikbaar en afwezig. In gesprek zijn wordt alleen waargenomen, en de routering weet al dat ze hem moet overslaan.
Tien seconden, tenzij je iets anders kiest
Standaard krijgt iedereen tien seconden voordat het gesprek doorgaat. Een receptie wil er misschien zes, terwijl een inspecteur die eerst van een ladder moet komen er misschien vijfentwintig wil. Het is een getal in een veld, per team.
positie 1 · 10s → positie 2 · 10s → positie 3 · 10s
Iedereen kiest zelf waar hij staat
Als eerste aan de beurt, of pas nadat de anderen zijn geprobeerd. Een receptionist neemt het eerste gesprek aan, terwijl een manager opneemt als niemand anders kan. Mensen stellen dit zelf in, zonder een beheerder te vragen het te veranderen.
positie: 1 receptie · 4 manager
Wat er gebeurt aan het eind van de lijst
Is de wachtrij op, dan gaat het gesprek naar het vangnet dat je hebt ingesteld: voicemail met uitgeschreven tekst naar e-mail, een overloopteam of de voicebot, die kan opnemen, afspraken kan inplannen en alleen doorzet wat echt niet kan wachten.
anders → voicebot → spoed? collega bellen : voicemail
Het is met opzet een webapp, en niet uit gemakzucht
Het dashboard draait in een browser. Open een link en je bent binnen, en zet je hem op je beginscherm, dan start hij schermvullend zoals elke andere app. We hadden hem ook in de app stores kunnen zetten, maar dat hebben we bewust niet gedaan, om dezelfde reden die door de rest van het platform loopt.
Verbeteringen staan er dezelfde dag op
Telefonie moet blijven werken. Als wij iets verbeteren, moet je team dat hebben bij het volgende laden van de pagina, en niet pas nadat een beoordelingswachtrij ergens zijn achterstand heeft weggewerkt.
Iedereen werkt met dezelfde versie
Niet de helft van je team op een versie van maart. Er is één uitrol en één versie, dus geen supportgesprek dat begint met uitzoeken wat iemand eigenlijk heeft geïnstalleerd.
Er komt niets op een privételefoon
Medewerkers wordt nogal eens gevraagd software van een leverancier op hun eigen toestel te zetten. Hier is er niets te installeren, niets met toegangsrechten en niets te verwijderen als iemand vertrekt.
We zoeken je niet in een store
Wij verkopen aan bedrijven, niet aan mensen die door een app-hitlijst bladeren. Een vermelding in een app store zou vooral de store dienen en niet jou.
Hetzelfde principe als overal op dit platform: eerst betrouwbaar, dan pas handig.
Een progressive web app is hier geen mindere app, maar de manier van leveren die een telefonietool actueel, overal gelijk en onopvallend houdt. Het is goed om duidelijk te zeggen dat het hier om het scherm gaat en niet om het gesprek. Het dashboard regelt wie er in de wachtrij staat, terwijl de gesprekken zelf binnenkomen op bureautoestellen, op mobiele telefoons via het mobiele netwerk of op softphones. Klapt iemand een laptop dicht of sluit hij een browser, dan loopt de routering gewoon door zoals hij het laatst is ingesteld.
in de browser · op het beginscherm te zetten · geen toegangsrechten op privétoestellen · één versie voor het hele team
Twee mensen zijn een team. Negenennegentig ook.
Het dashboard verandert niet van vorm als je groeit. Je voegt leden en teams toe, en zet er een keuzemenu voor zodra bellers moeten gaan kiezen. Er wordt niets gemigreerd en je stapt niet over op een ander pakket, omdat het platform eronder hetzelfde blijft.
Jij en nog iemand
Twee oprichters die het bedrijfsnummer delen. Wie niet in een overleg zit, neemt op, en de ander wordt niet gestoord. Het dashboard is hier vooral een manier om elkaar niet te hoeven bellen om het te vragen.
één team · één nummer · na elkaar
Een frontoffice met diensten
Een receptie plus een supportrooster. Om de beurt verdeelt de drukte, zodat niet steeds dezelfde persoon als eerste overgaat, en het bord laat een rustige vrijdagmiddag zien voordat de gesprekken naar de voicemail gaan.
twee teams · gedeelde nummers · om de beurt
Afdelingen achter een keuzemenu
Verkoop, support en administratie, elk een eigen team met eigen nummers, een eigen bord en eigen mensen. Een keuzemenu, of een voicebot die het gewoon vraagt, zet de beller in de juiste wachtrij voordat er bij iemand een telefoon overgaat.
keuzemenu → team → wachtrij · dashboard per team
Leden zien alleen het bord van de teams waarin ze zitten, dus in een organisatie van 99 mensen krijgt niet iedereen een scherm met 99 regels.
Het dashboard is niet het beheerportaal, en dat is bewust
Twee schermen voor twee doelgroepen. Wie ze door elkaar haalt, krijgt een beheerder die iemand terug van de lunch moet melden, of een heel team dat de sleutels van de routering in handen heeft.
Teamdashboard
Het gedeelde scherm voor de mensen die de telefoon opnemen. Het gaat aan het begin van de dag open, je kijkt er af en toe naar, klikt een of twee keer en sluit het weer.
- Zie wie beschikbaar, afwezig of in gesprek is
- Zet je eigen beschikbaarheid
- Bepaal je eigen plek in de wachtrij
- Zie op welke nummers je team opneemt
Voor iedereen in het telefoonteam.
Webportaal
Het beheerportaal waar het telefoonsysteem echt wordt ingesteld. Je opent het als er iets moet veranderen, niet elke ochtend.
- Nummers, bestemmingen en routeringsregels
- Openingstijden, feestdagen en voicemail
- Keuzemenu’s, wachtrijen, opname en gespreksanalyse
- Teams, leden en rechten
Voor wie het telefoonsysteem beheert.
Wie toegang heeft tot het ene scherm, heeft niet automatisch toegang tot het andere. Bekijk het webportaal
Je logo en je kleuren op een scherm waar je team elke dag naar kijkt
Upload een logo en stel je huiskleuren in bij de instellingen van het dashboard, waarna elk lid vanaf het volgende laden de versie in je eigen huisstijl ziet. Het is een kleinigheid die verandert hoe het hulpmiddel wordt behandeld, want eigen tools worden gebruikt en schermen van derden worden genegeerd.
Twee instellingen, voor iedereen
Een logo en een kleur. De beheerder van het account stelt het één keer in en het hele team ziet het, zonder dat individuele leden iets hoeven in te stellen.
Handig als het team niet alleen van jou is
Een bureau, een IT-partner die het beheer doet of een gedeelde receptiedienst kan de huisstijl van de klant op het bord zetten. De mensen die het gebruiken, zien dan hun eigen bedrijf en niet hun leverancier.
Op een telefoon blijft het een van je eigen tools
Zet je het op een beginscherm, dan gaan het pictogram en de kleur mee, zodat het tussen de andere werkapps staat in plaats van op te vallen als iets van een telecombedrijf.
Het bord coördineert. De gesprekken komen binnen op echte telefoons.
In het dashboard zelf wordt niets opgenomen. Het bepaalt wie er in de wachtrij staat, waarna het gesprek binnenkomt op het toestel dat die persoon gebruikt, en verschillende mensen in hetzelfde team kunnen verschillende toestellen gebruiken.
Vast nummer op mobiel
Het zakelijke nummer doorgeschakeld naar een mobiel via het mobiele netwerk. Dat is de juiste keuze voor iedereen die onderweg is, en de enige die niet afhangt van een verbinding die goed genoeg is voor spraak.
Bureautoestel
Elk SIP-toestel, aangesloten door jou of je IT-partner. Het logische toestel voor een receptie die de hele dag op het bord staat.
Softphone
Dezelfde lijn op een laptop met een headset, waar uitgaande gesprekken ook het zakelijke nummer tonen. Gebruikelijk voor iedereen die het ene gesprek na het andere voert.
AI-voicebot
Zet hem aan het eind van de wachtrij voor de avonden en de overloop, of ervoor om te vragen wat de beller nodig heeft en hem in het juiste team te zetten.
Webportaal
Waar de teams, nummers, openingstijden en routeringsregels in de eerste plaats worden ingesteld. Het is de beheerlaag boven het bord.
Gespreksanalyse
Achteraf zie je wie belde, wanneer, hoe lang, waarheen het gesprek ging en wat er werd gemist. Het bord laat het moment zien, de analyse het patroon.
Teamdashboard: veelgestelde vragen
Nee. Het dashboard is het gedeelde scherm waarop het telefoonteam beschikbaarheid en plek in de wachtrij beheert. Het webportaal is het beheerportaal waar nummers, toestellen, routeringsregels en accountinstellingen worden ingesteld. Wie in het team zit, krijgt daarmee geen toegang tot de instellingen.
Nee. Het werkt in de browser, dus je opent de link en je bent binnen. Wil je het op een beginscherm, zet het daar dan neer en het start schermvullend zoals een gewone app, nog steeds zonder iets uit een app store te downloaden en zonder rechten op een privétoestel te geven.
Zodat verbeteringen en nieuwe functies je team dezelfde dag bereiken in plaats van na een beoordeling door een app store, en zodat iedereen met dezelfde versie werkt. Telefonie moet actueel blijven, en een beoordelingswachtrij tussen ons en je team werkt daartegen.
Ja, met één klik, en het werkt bij het volgende gesprek. Is iemand afwezig, dan slaat de wachtrij die persoon gewoon over. In gesprek zijn wordt door het platform ingesteld en niet door de persoon zelf, en ook dan slaat de routering iemand over.
Ja. Elk lid bepaalt zijn eigen plek in de wachtrij. Die volgorde stuurt het na elkaar overgaan, bij om de beurt bepaalt ze de rotatie en bij tegelijk overgaan de voorrang. De beltijd per plek staat standaard op tien seconden en is aan te passen.
Ja. Je kiest voor één bord voor het hele bedrijf met elk nummer erop, of voor een apart bord per team met alleen de nummers en mensen van dat team. Leden zien alleen de teams waarin ze zitten.
Tot 99 per team, en je kunt zoveel teams gebruiken als je nodig hebt. De meeste organisaties van enige omvang splitsen zich al lang voor die grens op in teams, omdat bellers naar een afdeling moeten worden gerouteerd en niet naar een lijst van negenennegentig namen.
Ja. Upload een logo en stel je huiskleuren in bij de instellingen van het dashboard, waarna elk lid het bord in jouw huisstijl ziet. Dat is handig voor bureaus en IT-partners die een bord namens een klant beheren.
Dan gaat het gesprek naar het vangnet dat je hebt ingesteld: voicemail waarvan de uitgeschreven tekst naar je wordt gemaild, een overloopteam of de voicebot, die kan opnemen, afhandelen wat hij kan en iemand kan oproepen als hij iets dringends hoort.
Begin met het nummer. Zet de tweede persoon erbij als die er is.
De meeste teams op dit bord begonnen als één nummer dat naar één mobiel wees. Om hier te komen is niets vervangen, want er kwam een collega bij, er werd een plek ingesteld en de wachtrij deed de rest.
