Telefoongesprekken ontvangen en maken met een softphone

Uitbellen met een softphone

Een softphone kan bureautoestellen (hard phones) in een boel situaties vervangen. En maakt een einde aan vaste telefoontoestellen die op het bureau staan te verstoffen. De term softphone is een samentrekking van ‘software' en ‘phone'. Softphone is een softwarematige telefoon. Je installeert een softphone op de computer of mobiele telefoon. En je kan dan telefoongesprekken ontvangen en maken met het telefoonnummer wat aan je softphone is gekoppeld.

Hieronder bespreken we de verschillen tussen een softphone op de computer en een softphone op de mobiele telefoon

1. Softphone op de computer of laptop

Een softphone installeren op de computer geeft je direct een opgeruimd bureau. Je hebt namelijk geen apart telefoontoestel nodig want de computer is de telefoon geworden. De applicatie is op de computer geïnstalleerd en aangemeld op onze online VoIP telefooncentrale. Zodra er binnenkomende gesprekken zijn wordt de softphone wakker en verschijnt er een schermpje in beeld met daarin het nummer van de beller en een toets om op te nemen. Je hebt wel een koptelefoon nodig die aangesloten is op de computer zodat de beller jou kan verstaan en jij de beller. Ook kan je op deze manier uitgaande gesprekken maken met de computer. Zo kan je een telefoonnummer aanklikken op een website en dan gaat de softphone uitbellen. Dit zorgt voor een boel gemak, ook met het thuiswerken. Je kan ook een telefoonnummer handmatig invoeren en op de belknop drukken. Het nummer wordt dan gebeld.

Een softphone installeren op de computer wordt in veel grote ondernemingen en callcenters gedaan, het levert namelijk een grote besparing op: er hoeven geen nieuwe telefoons gekocht te worden maar alleen een koptelefoon. Een koptelefoon werkt vaak prettiger als er de hele dag gesprekken binnenkomen. Je houdt op deze manier beide handen vrij om orders te verwerken en tegelijkertijd telefoongesprekken te voeren.

2. Softphone installeren op de mobiele telefoon

Na installatie op een mobiele telefoon heb je direct een tweede telefoon. Die bereikbaar is via het vaste nummer wat aan je softphone gekoppelt is.

De softphone is aangemeld op de online VoIP telefooncentrale en als er een binnenkomend gesprek is belt de telefooncentrale jouw softphone op je mobiele telefoon.

Hier gaat het echter regelmatig mis: de app is automatisch in slaapstand gezet om de batterij te sparen of de app is helemaal afgesloten. Dan wordt deze ook niet actief bij een binnenkomend gesprek. Zo mis je binnenkomende telefoontjes. Hoe goed de softphone ook is en het telefonieplatform waar deze op is aangemeld, binnenkomende telefoongesprekken afleveren op deze manier is niet 100% zeker op een mobiel.

Wij zijn geen fan van een softphone op de mobiele telefoon voor de zakelijke markt. Voor een ondernemer is een nieuwe klant soms duizenden euro's waard. Dan is het wel belangrijk dat dit telefoontje ook binnenkomt. Je moet overal bereikbaar zijn met een professionele uitstraling.

Wij raden een softphone op de mobiel voor het ontvangen van telefoongesprekken dan ook af. Je kan dan beter kiezen voor een vast mobiel integratie waarbij gesprekken op je vaste nummer via het mobiele netwerk worden afgeleverd. Telefoongesprekken worden dan doorgeschakeld naar je mobiele nummer. Dit werkt altijd. Wil je weten dat een gesprek via je zakelijke nummer komt op je mobiele telefoon dan kunnen wij een toontje laten horen voor het gesprek of een melding geven.

Om softphones optimaal te laten werken is installatie op een computer of laptop nodig. En natuurlijk een goede internetverbinding. Het is dan een perfecte vervanging van een vast toestel.

Veel VoIP providers willen graag alle telefoongesprekken afleveren op een softphone: zo hoeven zij geen interconnectie kosten te betalen aan de mobiele provider. Zij sturen het gesprek dan over het open Internet en niet via het mobiele netwerk. Dit scheelt een boel kosten. Jij weet echter niet of je wel alle gesprekken ontvangt. Je bent dan ook niet altijd overal goed bereikbaar, zeker niet als je veel onderweg bent.

Ook al zijn de reviews positief bij een softphone provider, onthoud dan dat de klant zelf vaak in het begin niet weet dat er soms gesprekken niet binnenkomen. Vaak heeft men dit pas na verloop van tijd in de gaten.

Er is geen 100% werkende oplossing te realiseren: een app wordt na zoveel tijd in de slaapstand gezet, mobiele telefoons wisselen van netwerken als je onderweg bent en hoe goed je ook kan programmeren de enige officiële weg om een gesprek goed op een mobiele telefoon door te schakelen is om kosten te betalen aan een mobiele netwerkoperator.

Regelmatige updates

Een groot voordeel is dat apps regelmatig updates en daarmee nieuwe functies of verbeteringen.

Handig adresboek

Bureautoestellen hebben meestal een beperkt adresboek. Het is een hoop gedoe om contacten toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Bij veel bedrijven worden contactpersonen helemaal niet opgeslagen. Te onhandig! Met een softphone gaat dat vele malen makkelijker. Bovendien kunnen contacten direct met collega's in de cloud worden gedeeld. En raken belangrijke gegevens niet kwijt.

Prijsvoordeel

Een bureautoestel kost al snel 125 euro of meer, een softphone is een stuk goedkoper. Bovendien is er geen hardware die na een paar jaar vervangen dient te worden.

Eenvoudig uit te rollen binnen een organisatie

Alle collega's van vaste toestellen voorzien, belplannen ontwikkelen, extensies toewijzen. Het is een boel werk om een telefoonnetwerk aan te leggen en te onderhouden. Een softphone installeren is veel eenvoudiger. Downloaden, username & password invullen en je belt via de software. Medewerkers installeren deze eenvoudig zelf.

Geen extra apparaat in het netwerk

Elk online apparaat is een apparaat dat in het netwerk moet worden opgenomen, een IP nummer dient te krijgen, wellicht een eigen subnet (eventueel met voorrang op het gewone netwerkverkeer). Een softphone op de computer maakt gebruik van een bestaand apparaat met internet toegang. Geen extra netwerkapparaat dus!