Beste VoIP Telefooncentrale MKB Hulpgids

Al meer dan twee jaar leven we samen met een virus dat ervoor zorgt dat de meest eenvoudige zaken ware uitdagingen worden. Gelukkig zijn we er inmiddels allemaal een beetje aan gewend geraakt en bleken velen van ons flexibeler dan we dachten. De omschakeling naar thuiswerk is echter niet voor iedereen even makkelijk geweest. Uw werknemer (en misschien u zelf ook wel) moest plots een thuis bureau inrichten, de kinderen opvangen en tegelijkertijd zijn/haar werk doen. U verloor het overzicht, had geen idee hoe u allesplots moest herorganiseren om tegelijkertijd alle bedrijfsprocessen zo
professioneel mogelijk te laten verlopen.

Gelukkig zijn er af en toe handige hulpjes die het leven voor jou
als professional iets gemakkelijker kunnen maken. In dit artikel hebben we het
daarom over zakelijke telefonie en hoe een slimme organisatie hiervan bepaalde
voordelen kan opleveren voor uw bedrijf. Lees even mee.

Op welke manier heb heeft u de telefonie in uw organisatie geregeld? Heeft u een professioneel virtueel telefoonnummer, of gebruikt u een ‘gewone’ lijn? Kiest u voor een professionele boodschap als de oproep niet beantwoord (of misschien doorverwezen) wordt? Op welke manier werken uw werknemers samen? Wie doet wat? Kunnen ze elkaar goed bereiken?

Indien alles vlotjes loopt, roepen we nu “bravo!”. Hebben de vragen hierboven toch de nodige paniek veroorzaakt? Blijf dan nog even hangen, want het kan echt makkelijker! Het uitwerken van een professionele VoIP telefooncentrale voor het MKB
is namelijk helemaal niet zo lastig als u misschien wel denkt.

Er zijn namelijk verschillende hosted
VoIP opties mogelijk als u
bijvoorbeeld telefonie nodig hebt in een huisartsenpraktijk, thuiswerkers wil
verdelen in een callcenter, een crisislijn wenst op te zetten of juist
informatie en klantenservice nummers wil introduceren. Nieuwe telefoonnummers
kunt u eenvoudig aanvragen zonder ook extra kosten te hoeven maken voor
telefoontoestellen.

U gebruikt simpelweg een VoIP app, u maakt gebruik van de toestellen die al aanwezig zijn. Bovendien heeft u als werkgever het overzicht in een handig dashboard, zodat u altijd kan zien wat er precies gebeurd door middel van het raadplegen van de real-time statistieken.

Als u op zoek bent naar zo’n telefoonsysteem geschikt voor de
(home) office, zijn er een aantal zaken waar u over zal moeten nadenken. We
sommen ze hier beneden even voor u op.

VOIP en/of ISDN voor midden- en kleinbedrijf telefonie?

Zakelijk
VoIP bellen (Voice-over-Internet-Protocol) maakt het mogelijk dat u via internet kan bellen. Een ISDN (Integrated Services Digital Network) verbinding maakt het dan
weer mogelijk om digitaal te bellen. De eerste is in dit geval de opvolger van
de tweede. Veel telefoniebedrijven werken niet (meer) met ISDN omdat de
techniek niet meer aan de behoeftes van klanten voldoet. Naast VOIP is er vaak ook nog een keuze voor een webhook, maar dat bespreken we later in dit artikel. De keuze voor een van bovenstaande technieken doet ertoe als u focust op kwaliteit en snelheid.

Een of meerdere nummers?

De meest gekozen optie voor een middelgroot bedrijf is een centraal VoIP nummer. Het kiezen voor een centraal telefoonnummer aanvragen is het handigst en duidelijkst voor uw klanten, maar natuurlijk ook voor de medewerkers in uw bedrijf. Daarna kunnen er lijnen worden doorverbonden op basis van locatie.


Een IVR (Interactive Voice Response) maakt een filtering van de telefoonnummers
die binnen komen op basis van netnummer, postcode of van netnummer én postcode.
Dit is handig als u winkel- of bedrijfslocaties hebt, die verdeeld zijn over
heel Nederland.


Welke telefoonnummers kunt u zoal vastleggen? Er zijn globaal gesproken 3
opties.

Nationale nummers

We merken dat met name onder webshops en ICT-bedrijven een 085
nummer aanvragen populariteit geniet. Een 088 nummer aanvragen is populair bij ondernemingen die veel telefoonnummers nodig hebben, aangezien deze nummers komen in series van 100 (niet per stuk registreerbaar in tegenstelling tot 085 nummers).

Een 0800 nummer is kostenvrij voor bellers en geniet daarom een positief imago. Een 0900
nummer aanvragen, stelt de nummerhouder in staat om zelf het tarief te bepalen (binnen de limieten van ACM) en zodoende het nummer kostendekkend te maken of zelfs inkomsten te genereren met het telefoonnummer.

     
Lokale vaste nummers

Tevens kan men bijv. een Rotterdams 010 nummer aanvragen, Amsterdams 020 nummer aanvragen, Haags 070 nummer aanvragen of Utrechts 030 nummer
aanvragen. Zo kan men profiteren van het beste van beide werelden: een professioneel zakelijk vast telefoonnummer met de flexibiliteit van een smartphone. Een obstakel waar veel ondernemers al een poos mee worstelden, immers een 06 nummer komt een stuk minder professioneel over op een business card.

    
Buitenlandse nummers

Ook een internationaal
telefoonnummer behoort tot de mogelijkheden, bijv. een Duits
nummer aanvragen, Belgisch
nummer aanvragen, Spaans
nummer aanvragen, Frans nummer aanvragen, UK
nummer aanvragen of Amerikaans
nummer aanvragen.

Neem u even op?

Naast een warme welkomstboodschap is een keuzemenu ook heel belangrijk. Een duidelijke en vriendelijke boodschap zorgt ervoor dat uw klanten op hun gemak worden gesteld, maar ook dat ze weten waar ze moeten zijn met hun vraag. Bovendien levert het voor jouw werkorganisatie de nodige efficiëntie op. Duidelijke communicatie is ‘key’. Laat mensen dus weten wat er gebeurt en of (en hoe lang) ze moeten wachten of doorverbonden worden.

Gebruik een filter

Zijn er nummers die geblokkeerd dienen te worden zodat de lijnen van uw bedrijfsnummer altijd vrij blijven voor mensen die je echt verder kan (en wil) helpen? Dan kun u gebruik maken van een filter. Deze filter zorgt ervoor dat nummers die ongewenst zijn, geen contact meer met u kunnen opnemen. Ook dit komt ten goede van uw dienstverlening.

Gebruik van een webhook

Hoe u gesprekken ontvangt, kiest u zelf. Dat haalden we hierboven ook reeds aan. Lopen de lijnen via een VOIP telefoon, een mobiel zakelijk telefoonnummer of een derde optie: een webhook? Dat klinkt een beetje technisch (en dat is het ook), maar als het eenmaal goed staat ingesteld, pikt u er als ondernemer de vruchten van.

Een webhook hangt vast aan uw website, waardoor het voor toekomstige klanten
makkelijk is om contact op te nemen met uw bedrijf of organisatie.

Lijnen kunnen dus worden doorgeschakeld naar vaste telefoons,
mobiele telefoons of met digitale systemen. Dat maakt dat de organisatie en
bereikbaarheid van uw bedrijf eenvoudig te regelen is. Mensen zijn dankzij cloud telefonie immers altijd snel bereikbaar voor u en de klant.

Nú beschikbaar: VoIP telefooncentrale MKB van de toekomst

Plug en call zakelijke telefonie met Belfabriek telefooncentrale voor midden- en kleinbedrijf.

Al sinds 2000 is de Belfabriek de enige telefoonmaatschappij in Nederland die volledig gespecialiseerd is in het aanvragen, opzetten en onderhouden van 0800-, 0900-, 088- en 085-nummers. Inmiddels heeft Belfabriek al meer dan 6000 servicenummers aangesloten, en is het uitgegroeid tot een bedrijf met tevreden klanten in vele landen en biedt veel meer dan alleen maar Nederlandse servicenummers aan.

Zo heeft Belfabriek recentelijk een alles-in-1 telefoonsysteem gelanceerd. Dit is een plug en call telefonie oplossing bij uitstek geschikt voor het MKB.

Het Belfabriek telefoonsysteem omvat een telefoontoestel, softphone,
webinterface en apps (iPhone/Android). De apps zijn eenvoudig en onbeperkt
installeerbaar d.m.v. QR-code.

Functies die onontbeerlijk zijn om de zakelijke telefonie te professionaliseren zijn standaard kosteloos inbegrepen. Waaronder de mogelijkheid om gesprekken op te nemen, het instellen van een keuzemenu, wachtrij voor drukke tijden, of de mogelijkheid om een vast nummer door te schakelen naar mobiel.


Kortom, hét meest complete telefooncentrale pakket voor de zakelijke gebruiker, en dat voor € 45,- per maand.

Om deze lancering te vieren komt Belfabriek met een actie: het eerste Yealink telefoontoestel gratis toegestuurd voor (kleine) zelfstandigen en organisaties die Covid-19 omzetverlies hebben geleden. De adviesprijs voor de Yealink
telefoon model T-43U is normaliter € 115,-. Op werkdagen voor 22:00 aangevraagd, volgende dag in huis. Deze Belfabriek zakelijke telefoon is voor-geconfigureerd.

Dit betekent dat de telefoon zichzelf aanmeld via een bestaande internet
aansluiting met de Belfabriek telefonie servers en voilà, de zakelijke telefoon
is direct werkzaam.