Direct online uw eigen 085/088/0800 of 0900 nummers registreren

Nederland:0800-235 3227
België:0800-77 899
Hero F.A.Q.

Veelgestelde vragen VoIP telefooncentrale

De meest gestelde vragen over VoIP telefooncentrales

Wij zijn sinds 2000 gespecialiseerd in de uitgave en activatie van VoIP centrales in Nederland.

VoIP centrale FAQ

VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Via een internetverbinding wordt uw stem door een VoIP toestel gedigitaliseerd en verzonden naar de ontvanger. Bij de ontvanger wordt dit digitale datapakket opnieuw omgezet in een geluidsbestand en kan uw ontvanger horen wat u inspreekt. Bij deze techniek wordt in principe niet langer gewerkt met een telefoonnummer, maar een IP-adres. En ook dat is eigenlijk weer een uniek nummer dat naar de ontvanger verwijst.

De klassieke analoge telefoonlijnen zijn bekabelde netwerken, waarbij gesprekken via een koperdraad worden verzonden. Ze zijn betrouwbaar, hebben een vrij goed stemgeluid en bieden een aantal basisfuncties zoals een wachtstand, het dempen van een gesprek, opnieuw kiezen of verkort kiezen. Soms kan ook een gesprek worden doorverbonden, maar daar houdt het mee op.

Net omdat deze systemen heel eenvoudig zijn en weinig uitbreidingsmogelijkheden hebben, zijn de aankoopkosten relatief laag. Dergelijke systemen vergen echter heel wat onderhoud, zijn afhankelijk van het aantal beschikbare fysieke lijnen, moeten voorzien worden van heel wat hardware en zijn weinig flexibel, waardoor het kostenplaatje heel snel kan oplopen. Daarnaast is voor elke uitbreiding of aanpassing een nieuwe aansluiting nodig, moeten kabels voorzien worden en indien u een beperkte integratie wenst met andere systemen, moeten tal van adapters gebruikt worden, elk met hun eigen beperkingen en tekortkomingen.

Digitale telefoonsystemen hebben tal van voordelen. Zo is een digitale telefooncentrale niet meer afhankelijk van de vaste aansluiting via koperdraad, zijn er tal van extra functies zoals muziek in de wachtstand, VoIP-integratie en waarschuwingssystemen beschikbaar, kan er heel flexibel worden uitgebreid of aangepast en is het aantal beschikbare lijnen quasi onbeperkt. De communicatie verloopt digitaal, waardoor u steeds verzekerd bent van de hoogst mogelijke audiokwaliteit.

Tegenwoordig hebben de meeste digitale systemen de mogelijkheid om berichtfuncties in te passen, zoals levering van voicemail via e-mail, levering van fax via e-mail, voicemail omzetten in SMS, klikken-om-te-kiezen en een toepassing voor gebruik op laptop of vaste pc, zodat u niet langer gebonden bent aan een vast telefoontoestel.

Met digitale telefonie kan u ook optimaal gebruik maken van bedrijfseigen toepassingen zoals verkoopsoftware, CRM pakketten, klantenbestanden en meer. Adapters zijn in dit geval niet meer nodig en aanpassingen aan het systeem kunnen in de meeste gevallen met een eenvoudige update van de software worden opgelost.

In tegenstelling tot analoge telefonie, vereist VoIP geen aparte aansluiting. VoIP kan via de vaste internetaansluiting, via wifi of zelfs via dataverbinding op mobiel. Overal waar u over een goed werkende internetverbinding beschikt, kan u met VoIP aan de slag

Bij een analoge telefooncentrale, werd het aantal toestellen dat u kon aansluiten enerzijds beperkt door het aantal aansluitingen dat u ter beschikking had in uw onderneming en de capaciteit hiervoor op het schakelbord en anderzijds door het aantal buitenlijnen die op uw centrale waren aangesloten, zodat u steeds een maximaal aantal gelijktijdige gesprekken kon voeren.

Bij VoIP telefonie is dit aantal toestellen en gesprekken virtueel onbeperkt. De enige beperking waarmee u te kampen kan hebben, is het aantal gesprekken dat u en uw personeel gelijktijdig kunnen afhandelen. VoIP telefonie is dan ook geschikt voor elk type onderneming.

Flexibiliteit

Indien u zelf over een fysieke telefooncentrale beschikt, kan die relatief eenvoudig uitgebreid of aangepast worden, maar dit brengt steeds een bijkomende kost met zich mee. Een extra telefoon voorzien, betekent automatisch ook een extra aankoop en installatie. Daarom hebt u in zo’n geval best steeds een medewerker bij de hand die kennis heeft van VoIP telefooncentrales, om u probleemloos door het hele proces te loodsen. Wanneer u echter een uitbreiding of aanpassing van uw onderneming wenst bij een gehoste centrale, kan ook uw telefonie makkelijk bijgestuurd worden. Hebt u nieuwe personeelsleden aangeworven? Dan zal uw provider heel snel een extra toestel bezorgen. Deze toestellen zijn vooraf geconfigureerd, waardoor ze na plaatsing meteen bruikbaar zijn. Ook het omgekeerde is van toepassing. Indien u minder toestellen nodig hebt, kunnen via de online toepassing eenvoudig de nodige aanpassingen doorgevoerd worden.

U werkt onafhankelijk van uw locatie

Afhankelijk van uw fysieke telefooncentrale en de opties die u zelf heeft voorzien of ingebouwd, kan u eventueel ook vanop afstand met uw telefooncentrale verbinding maken. Hierbij is de bereikbaarheid dan vooral afhankelijk van de internetverbinding van uw centrale. Bij een storing zal u volledige telefoonnetwerk onbereikbaar zijn. Maakt u de keuze voor een telefooncentrale in de cloud, dan kan elk toestel via een internetverbinding connectie maken met de online telefooncentrale waardoor u op zowat elke locatie aan de slag kan. Zelfs indien u over meerdere vestigingen beschikt, of uw medewerkers, zo nu en dan thuiswerken in de homeoffice, zullen zij steeds bereikbaar zijn. En mocht u een onderbreking in de internetverbinding hebben op één locatie, dan kan u nog steeds op een andere locatie of via mobiele dataverbinding verder.

Investeringskosten

Een eigen telefooncentrale moet u zelf aankopen en in vele gevallen ook zelf installeren of de installatie laten uitvoeren door een specialist, wat dan weer wat geld kost. Daarnaast moet u ook voorzien in de aankoop van het benodigd aantal toestellen. Een hosted VoIP oplossing behoeft echter geen dure investeringen. Het instappen kan snel, goedkoop en heel eenvoudig. Uw provider maakt uw centrale in de cloud aan, levert het gewenste aantal toestellen en configureert de nodige software en met een vaste maandelijkse kost, behoudt u steeds het overzicht.

Onderhoudsvriendelijkheid

Een fysieke centrale in uw onderneming, vereist toch enige kennis. U staat namelijk zelf in voor de gezondheid van het systeem. Updates moet u zelf handmatig uitvoeren en aanpassingen gebeuren op uw eigen verantwoordelijkheid. Bij een gehost pakket, laat uw provider de nodige software op zijn of haar servers draaien en hebt u geen nood aan een specialist binnen uw bedrijf om nieuwe updates of upgrades uit te voeren. Elke aanpassing van het systeem kan vanop afstand gebeuren en wordt gebruiksklaar aangeleverd. Nieuwe software wordt door uw provider automatisch voorzien en u hebt er geen omkijken naar.

Het beheer

Het beheer van een fysieke telefooncentrale is afhankelijk van de keuzes die u bij de installatie hebt gemaakt. Hebt u gekozen voor een online bereikbaar platform om de centrale te beheren, of hebt u een lokale server die handmatig moet bediend worden. Deze keuze zal bepalend zijn voor het gemak waarmee u uw telefooncentrale kan beheren. Bij een gehoste centrale kan u echter via de online toepassing of een app op uw mobiele toestel, op elk moment zelf aanpassingen doorvoeren. Het doorverbinden van oproepen, het aanpassen van de wachtrij, het beluisteren van opgenomen gesprekken enz, alle functies zijn met een eenvoudige klik beschikbaar. En wat u zelf niet lukt, kan met een eenvoudig telefoontje met de helpdesk van uw provider worden opgelost.

Het dataverbruik

In tegenstelling tot een eigen fysieke telefooncentrale verlopen alle telefoongesprekken van een gehoste centrale via uw internetverbinding. Dat betekent dat ook interne oproepen via uw datalijn verlopen. Bij grote ondernemingen kan dit bij momenten een extra belasting van het netwerk betekenen. Veel internetproviders bieden momenteel echter onbeperkte datapakketten aan, die zelfs de grootste belasting zonder moeite aankunnen.

Het principe van VoIP verloopt wat betreft communicatie eigenlijk grotendeels hetzelfde als met de traditionele analoge telefonie. Ook bij VoIP telefonie worden toestellen verbonden met een soort centrale, al spreken we in dit geval van een server.

De aansluiting kan bij VoIP een internetkabel zijn, maar dit kan evengoed draadloos via wifi of via een mobiele dataverbinding. De server is daarbij een soort computer die zorgt dat alle inkomende en uitgaande oproepen naar het juiste toestel of de correcte externe ontvanger worden afgeleid.

De verbinding met uw telefooncentrale en het internet wordt gemaakt via een zogenaamde trunk-lijn. Deze lijn zorgt ervoor dat alle toestellen die verbonden zijn met uw telefooncentrale met elkaar kunnen communiceren. Om uw spraak om te zetten in digitale bestanden, is ook een SIP-codec nodig. Dit is een universele standaard die ervoor zorgt dat het coderen en decoderen van uw gesprekken correct verloopt. Aan de hand van deze codec kunnen externe netwerken uw data omzetten in bijvoorbeeld analoge audio, voor bestemmelingen die nog niet over VoIP beschikken. En bij binnenkomende oproepen verloopt het proces via de omgekeerde weg : gecodeerde data en analoge audio wordt omgezet via de SIP, zodat u die kunt beluisteren op uw telefoon of verbonden toestel.

Een VoIP telefooncentrale biedt het meest moderne, toegankelijke en flexibele systeem dat u momenteel kunt gebruiken voor uw bedrijfstelefonie. De mogelijkheden van zo’n centrale zijn quasi eindeloos. Heel wat functies worden standaard opgenomen, terwijl een aantal mogelijkheden optioneel beschikbaar zijn.

U kan uw bellers onthalen met een vaste boodschap, alvorens ze doorverbonden worden met de gevraagde dienst of medewerker. Daarbij kan u hen ook op basis van een keuzemenu geautomatiseerde informatie geven of doorschakelen met de correcte dienst, zodat hun vraag efficiënt en snel kan opgevolgd worden. Bij een groot aantal oproepen, kan ook een wachtrij worden ingeschakeld, zodat uw contacten één per één op uw diensten kunnen beroep doen. Is uw onderneming dan toch niet bereikbaar, bijvoorbeeld buiten de openingsuren of op feestdagen, dan zorgt uw telefooncentrale ervoor dat het spraakbericht van uw beller netjes als een email in uw postvak terecht komt.

Voor opleidingsdoeleinden en evaluatie kunnen gesprekken ook opgenomen en bewaard worden. Ook contractuele verbintenissen of verslagen van telefonische overlegmomenten moeten van opvolging kunnen voorzien worden. En het aantal binnenkomende en uitgaande oproepen of de gesprekstijd kan moeiteloos opgevolgd worden in handige statistieken.

U kan zelf uw nummer of nummers kiezen, omdat u niet langer afhankelijk bent van een fysieke locatie. Zo bent u met een buitenlands nummer makkelijker bereikbaar voor internationale klanten, of kan u met een gratis of betalend nummer verschillende diensten aanbieden.

Op basis van de ingelogde toestellen op het netwerk, gaat geen enkele oproep verloren en worden gesprekken automatisch doorverbonden met een aanwezige medewerker. U kan overigens ook uw eigen softwarepakketten integreren in uw telefooncentrale, zodat medewerkers bij elke oproep meteen de gegevens van de klant kunnen raadplegen of hun bestellingen opvolgen.

Onderweg of op een locatie buiten uw onderneming kan u via een app op mobiel of een web toepassing steeds verbinding maken met de telefooncentrale van uw bedrijf. Indien nodig kan u daarbij aanpassingen doorvoeren of bent u gewoon bereikbaar alsof u zich op uw bureau zou bevinden.

Dit zijn een aantal van de meest voorkomende functies bij VoIP telefonie, maar daarnaast kan uw telefooncentrale helemaal op uw maat worden ingesteld. Een callcenter inschakelen, SMS-diensten, een whitelist of zelfs een belfilter invoegen, zowat alles waar u maar van kan dromen is met een VoIP centrale mogelijk.

Wie een telefoon centrale aankoopt, kan die volledig zelf naar wens instellen, uitbreiden of aanpassen. Maar daarbij komt meestal een aardig kostenplaatje kijken. Niet alleen bent u volledig zelf verantwoordelijk voor de installatie en het onderhoud, u moet daarbij zelf de nodige toestellen voorzien, de configuratie aanmaken en regelmatig de nodige updates uitvoeren.

Tegenwoordig zijn alle functies die u als onderneming nodig kan hebben ook inbegrepen in een telefooncentrale op huurbasis. Het voordeel van dit laatste is, dat u geen instapkosten hoeft te maken, u geen onderhoudskosten heeft en u toch kan genieten van een optimale flexibiliteit.

Het neusje van de zalm is hierbij het huren van een gehoste telefooncentrale. U hoeft geen fysieke server in uw onderneming te plaatsen, alles kan vanop afstand worden ingesteld, uw provider voorziet alle nodige updates en kan binnen afzienbare termijn inspelen op wijzigingen binnen uw onderneming. En u wordt nooit geconfronteerd met onvoorziene kosten.

De noden van particuliere gebruikers zijn helemaal verschillend van die van bedrijven. Een particulier heeft vaak voldoende aan één vast toestel of mobiel en heeft geen nood aan ingewikkelde functies of een uitgebreide telefooncentrale. Daarbij worden de meest gebruikte opties voor particuliere telefonie standaard aangeboden door hun provider. Een eenvoudig antwoordapparaat en de mogelijkheid om een oproep automatisch door te verbinden zal voor het merendeel van de gebruikers reeds volstaan.

Een onderneming heeft daarbij vaak heel specifieke behoeften die extra functionaliteiten vereisen. Wanneer meerdere diensten binnen het bedrijf aanwezig zijn, moeten die apart kunnen gecontacteerd worden, meerdere klanten moeten tegelijkertijd kunnen doorverbonden worden, oproepen moeten op de meest efficiënte en klantvriendelijke manier kunnen opgevolgd worden en de bereikbaarheid moet optimaal zijn. Een gemist gesprek, kan een gemiste klant of bestelling betekenen en heeft uiteindelijk grote gevolgen voor een bedrijf.

Terwijl een particuliere beller geen nood heeft aan een keuzemenu, een wachtrij, een standaard onthaalboodschap, meerdere belgroepen, software-integratie of een volledig registratie- en opvolgsysteem, zijn dat net de functies die voor een ander bedrijf het verschil kunnen maken.

Telefonie voor bedrijven is veel meer dan telefonie alleen. Het is bellen en gebeld worden, maar ook registreren, opvolgen, bijsturen, bereikbaar zijn en klanten van de best mogelijke dienstverlening voorzien. En om aan al die wensen meer tegemoet te komen, is een VoIP centrale in de cloud de ideale oplossing.

Elke onderneming is verschillend en elk bedrijf heeft zijn of haar eigen behoeften. Een telefooncentrale is daarbij geen uitzondering. Het is dan ook onmogelijk om voor elke onderneming één uniform antwoord te geven op deze vraag. Afhankelijk van de eisen die u stelt aan uw telefooncentrale en de functies waarvan u gebruik wenst te maken kunnen de mogelijke installaties nogal uiteenlopen.

Een gehoste telefooncentrale is echter een schaalbare en uiterst flexibele oplossing die aan alle wensen kan voldoen. Of u werkt in een onderneming met tien medewerkers of u beschikt over een callcenter van honderd bedienden, de schaalgrootte van een telefooncentrale in de cloud is virtueel onbeperkt. U hoeft geen dure server aan te schaffen of extra aansluitingen te voorzien, u hoeft zich geen zorgen te maken over de aankoop van dure VoIP toestellen en u hoeft helemaal geen specialist in huis te halen om uw telefooncentrale draaiende te houden. Alles wat u nodig hebt wordt door uw provider voorzien, zodat u zich kan richten op wat voor u het belangrijkste is : het succes van uw onderneming.

Wanneer u opteert voor een eigen fysieke VoIP centrale in uw onderneming, is het kostenplaatje vaak niet te overzien. Hier dicteert de logica dat de prijs wordt bepaald door de omvang van uw telefooncentrale, de opties die u wenst in gebruik te nemen en natuurlijk het aantal toestellen of softwaretoepassingen die u wenst te gebruiken. Daarnaast hebben we het dan nog niet gehad over de kosten van het onderhoud, de installatie zelf en de updates die regelmatig moeten doorgevoerd worden.

Een prijsopgave maken van een gehoste telefooncentrale voor VoIP is daarentegen een veel eenvoudigere opdracht. Daarbij hoeft namelijk geen rekening gehouden te worden met een installatiekost of de aankoop van dure telefoons. Ook het onderhoud wordt in de maandelijkse huurprijs vervat en alle toestellen worden klaar voor gebruik en vooraf geconfigureerd aangeleverd.

Bij Belfabriek wordt gewerkt met een aantal transparante tarieven. Zo kan een ZZP al vanaf 22.50 EUR per maand aan de slag met een pakket dat volledig is afgestemd op de noden van een kleine zelfstandige.

Voor een MKB kunnen met een pakket van 45 EUR per maand al vijf gebruikers worden ingeschakeld met een aantal van de meest voorkomende functionaliteiten.

Een gehoste VoIP centrale is uiteraard ook maatwerk en kan voor grote bedrijven volledig naar wens worden uitgewerkt. Afhankelijk van het aantal gebruikers kan u voor een vast maandelijks bedrag rekenen op de meest moderne, toegankelijke en flexibele telefooncentrale met tal van opties voor het efficiënt beheren van uw bedrijfscommunicatie. Eén of meerdere speciale nummers, integratie van bedrijfssoftware, een softphone toepassing voorzien van uw logo,… Bijna alles is mogelijk.

Wenst u meer informatie over onze prijzen, bekijk dan zeker ook onze tarievenpagina.