Veelgestelde vragen VoIP telefooncentrale

VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Via een internetverbinding wordt uw stem door een VoIP toestel gedigitaliseerd en verzonden naar de ontvanger. Bij de ontvanger wordt dit digitale datapakket opnieuw omgezet in een geluidsbestand en kan uw ontvanger horen wat u inspreekt. Bij deze techniek wordt in principe niet langer gewerkt met een telefoonnummer, maar een IP-adres.

En ook dat is eigenlijk weer een uniek nummer dat naar de ontvanger verwijst.

De klassieke analoge telefoonlijnen zijn bekabelde netwerken, waarbij gesprekken via een koperdraad worden verzonden. Ze zijn betrouwbaar, hebben een vrij goed stemgeluid en bieden een aantal basisfuncties zoals een wachtstand, het dempen van een gesprek, opnieuw kiezen of verkort kiezen. Soms kan ook een gesprek worden doorverbonden, maar daar houdt het mee op.

Net omdat deze systemen heel eenvoudig zijn en weinig uitbreidingsmogelijkheden hebben, zijn de aankoopkosten relatief laag. Dergelijke systemen vergen echter heel wat onderhoud, zijn afhankelijk van het aantal beschikbare fysieke lijnen, moeten voorzien worden van heel wat hardware en zijn weinig flexibel, waardoor het kostenplaatje heel snel kan oplopen. Daarnaast is voor elke uitbreiding of aanpassing een nieuwe aansluiting nodig, moeten kabels voorzien worden en indien u een beperkte integratie wenst met andere systemen, moeten tal van adapters gebruikt worden, elk met hun eigen beperkingen en tekortkomingen.

Digitale telefoonsystemen hebben tal van voordelen. Zo is een digitale telefooncentrale niet meer afhankelijk van de vaste aansluiting via koperdraad, zijn er tal van extra functies zoals muziek in de wachtstand, VoIP-integratie en waarschuwingssystemen beschikbaar, kan er heel flexibel worden uitgebreid of aangepast en is het aantal beschikbare lijnen quasi onbeperkt. De communicatie verloopt digitaal, waardoor u steeds verzekerd bent van de hoogst mogelijke audiokwaliteit.

Tegenwoordig hebben de meeste digitale systemen de mogelijkheid om berichtfuncties in te passen, zoals levering van voicemail via e-mail, levering van fax via e-mail, voicemail omzetten in SMS, klikken-om-te-kiezen en een toepassing voor gebruik op laptop of vaste pc, zodat u niet langer gebonden bent aan een vast telefoontoestel.

Met digitale telefonie kan u ook optimaal gebruik maken van bedrijfseigen toepassingen zoals verkoopsoftware, CRM pakketten, klantenbestanden en meer. Adapters zijn in dit geval niet meer nodig en aanpassingen aan het systeem kunnen in de meeste gevallen met een eenvoudige update van de software worden opgelost.

In tegenstelling tot analoge telefonie, vereist VoIP geen aparte aansluiting. VoIP kan via de vaste internetaansluiting, via wifi of de dataverbinding op mobiel. Overal waar jij over een goed werkende internetverbinding beschikt, kan je met VoIP aan de slag.

Bij een analoge telefooncentrale werd het aantal toestellen dat je kon aansluiten beperkt door het aantal aansluitingen dat je ter beschikking had binnen de onderneming en anderzijds door het aantal buitenlijnen die op de centrale waren aangesloten, zodat je steeds een maximaal aantal gelijktijdige gesprekken kon voeren.

Bij VoIP telefonie is dit aantal toestellen en gesprekken virtueel onbeperkt. De enige beperking waarmee jij te kampen kan hebben, is het aantal gesprekken dat jij en je collega's gelijktijdig kunnen afhandelen. VoIP telefonie is dan ook geschikt voor elk type onderneming !

Flexibiliteit

Indien je zelf over een fysieke telefooncentrale beschikt kan die relatief eenvoudig uitgebreid of aangepast worden maar: dit brengt steeds extra kosten met zich mee. Een extra telefoon gebruiken betekent automatisch ook een extra aankoop en installatie. Daarom heb je eigenlijk ook een systeembeheer nodig die kennis heeft van VoIP telefooncentrales om jou probleemloos door het hele proces te loodsen.

Wanneer je echter een uitbreiding of aanpassing wenst bij een gehoste centrale, kan de telefonie makkelijk bijgestuurd worden. Hebt je nieuwe collega's ? Dan kunnen wij heel snel een extra toestel bezorgen. Deze toestellen zijn vooraf geconfigureerd, waardoor ze na plaatsing meteen bruikbaar zijn.

Je werkt onafhankelijk van locatie

Maak je de keuze voor een telefooncentrale in de cloud, dan kan elk toestel via een internetverbinding connectie maken met de online telefooncentrale waardoor je op elke locatie aan de slag kan. Zelfs indien je over meerdere vestigingen beschikt of collega's thuis werken in de homeoffice zullen zij steeds bereikbaar zijn.

En mocht je een onderbreking in de internetverbinding hebben op één locatie, dan kan je nog steeds op een andere locatie of via een mobiele dataverbinding verder.

Investeringskosten

Een eigen telefooncentrale moet je zelf aankopen en in vele gevallen ook zelf installeren of de installatie laten uitvoeren door een specialist, wat geld kost. Daarnaast moet je ook investeren in de aankoop van het benodigd aantal toestellen. Een hosted VoIP oplossing behoeft echter geen dure investeringen. Het instappen kan snel, goedkoop en heel eenvoudig. Wij maken een centrale in de cloud aan, leveren het gewenste aantal toestellen of schakelen door naar bestaande, mobiele telefoons en je telefoonnummer is klaar om te gebruiken.

Onderhoudsvriendelijkheid

Een fysieke centrale in jouw onderneming vereist toch enige kennis. Je staat namelijk zelf in voor de gezondheid van het systeem. Updates moet je zelf handmatig uitvoeren en aanpassingen gebeuren op eigen verantwoordelijkheid. Bij een gehost pakket laat jouw provider de nodige software op zijn of haar servers draaien en heb je geen systeembeheerder nodig om nieuwe updates of upgrades uit te voeren. Elke aanpassing van het systeem kan op afstand gebeuren en wordt gebruiksklaar aangeleverd. Nieuwe software wordt door jouw provider automatisch geïnstalleerd en je hebt er geen omkijken naar.

Het beheer

Het beheer van een fysieke telefooncentrale is afhankelijk van de keuzes die jij bij de installatie hebt gemaakt. Heb je gekozen voor een online bereikbaar platform om de centrale te beheren, of heb je een lokale server die handmatig moet bediend worden. Deze keuze zal bepalend zijn voor het gemak waarmee je jouw telefooncentrale kan beheren. Bij een gehoste centrale kan je echter online op elk moment, zelf aanpassingen doorvoeren. Het doorverbinden van oproepen, het aanpassen van de wachtrij, het beluisteren van opgenomen gesprekken: alle functies zijn met een klik beschikbaar. En wat jou zelf niet lukt, kan met een telefoontje naar ons worden opgelost !

Ook bij VoIP telefonie worden toestellen verbonden met een telefooncentrale, al spreken we in dit geval van een cloud telefooncentrale die via Internet bereikbaar is.

De aansluiting kan bij VoIP een internetkabel zijn, maar dit kan evengoed draadloos via wifi of via een mobiele dataverbinding. De telefooncentrale op Internet is diegene waar jij je account op hebt genomen en het telefoonnummer op staat geprogrammeerd.

De verbinding met deze telefooncentrale wordt over Internet gemaakt Om jouw stem om te zetten in data is een codec nodig. Dit is een universele standaard die ervoor zorgt dat het coderen en decoderen van gesprekken correct verloopt aan de zendende en ontvangende kant. Dit is de VoIP standaard. Voice over IP. En zo kunnen wij gesprekken doorzetten naar elke locatie, vast of mobiel.

Een VoIP telefooncentrale biedt het meest moderne, toegankelijke en flexibele systeem dat jij momenteel kunt gebruiken voor bedrijfstelefonie. De mogelijkheden van zo’n centrale zijn eindeloos. Heel wat functies worden standaard aangeboden.

Je kunt bellers eerst een vaste boodschap laten horen alvorens ze doorverbonden worden met een collega. Daarnaast kan je hen ook een keuzemenu laten horen, zodat zij zelf de juiste afdeling kunnen kiezen. Bij een groot aantal oproepen kan ook een wachtrij worden ingeschakeld zodat niemand een ingespreks-toon krijgt te horen.

Voor opleidingsdoeleinden en evaluatie doeleinden kunnen gesprekken ook opgenomen en bewaard worden. Ook afspraken of verslagen van telefonische gesprekken. En het aantal binnenkomende en uitgaande oproepen kan je zien in de handige statistieken.

Je kan zelf mooie nummers kiezen omdat je niet langer afhankelijk bent van een fysieke locatie. Zo ben je met een buitenlands nummer makkelijker bereikbaar voor internationale klanten, of kan u met een gratis of betalend nummer verschillende diensten aanbieden.

Op basis van de ingelogde toestellen op de centrale gaat geen enkele oproep verloren en worden gesprekken automatisch doorverbonden met een beschikbare collega.

Onderweg of op een locatie kan je altijd online verbinding maken met de telefooncentrale van jouw bedrijf. Indien nodig kan je daarbij aanpassingen doorvoeren of ben jij gewoon bereikbaar alsof jij je op kantoor zou bevinden.

Wie een telefoon centrale koopt kan die volledig zelf naar wens instellen, uitbreiden of aanpassen. Maar daarbij komt een aardig kostenplaatje kijken. Niet alleen ben jij volledig zelf verantwoordelijk voor de installatie en het onderhoud, je moet ook zelf de configuratie aanmaken en regelmatig de nodige updates uitvoeren.

Tegenwoordig zijn alle functies die jij als ondernemer nodig kan hebben ook inbegrepen in een telefooncentrale op Internet. Het voordeel van deze laatste is dat je geen opstartkosten hoeft te maken, je geen onderhoudskosten hebt en ook kan genieten van veel flexibiliteit.

Het neusje van de zalm is hierbij onze telefooncentrale. Je hoeft geen fysieke server in jouw kantoor te plaatsen, alles kan van op afstand worden ingesteld en wij zorgen voor alle nodige updates en wijzigingen. En: je wordt nooit geconfronteerd met onvoorziene kosten.

Elke onderneming is verschillend en elk bedrijf heeft zijn of haar eigen behoeften. Een telefooncentrale is daarbij geen uitzondering. Het is dan ook onmogelijk om voor elke onderneming één uniform antwoord te geven op deze vraag. Afhankelijk van de eisen die jij stelt aan jouw telefooncentrale en de functies waarvan je gebruik wenst te maken kunnen de mogelijke installaties nogal uiteenlopen.

Een gehoste telefooncentrale is echter een schaalbare en uiterst flexibele oplossing die aan alle wensen kan voldoen. Of je nu werkt met 2 collega's of met tien medewerkers en een extern callcenter, de grootte van een telefooncentrale in de cloud is onbeperkt. Je hoeft geen dure server aan te schaffen of extra verbindingen te bestellen en je hoeft geen specialist in huis te halen om de telefooncentrale draaiende te houden. Alles wat je nodig hebt wordt door ons geregeld, zodat jij je kan richten op wat voor jou het belangrijkste is : het succes van jouw onderneming.

Wij werken met heldere tarieven. Zo kan 1 gebruiker al een telefoonnummer gebruiken voor € 9,95 per maand. Een starterspakket kost € 22,50 per maand.

Voor kantoor kan er met een pakket van € 45 per maand al vijf gebruikers worden ingeschakeld met de meest voorkomende telefoonfunctionaliteiten.

Meer informatie over onze prijzen ? Bekijk dan onze tarievenpagina.