7 zinnen die bellers graag horen van uw klantenservice

Met een servicenummer (0800 of 0900) of een bedrijfsnummer (085 of 088) vergroot u uw bereikbaarheid. Misschien heeft u al zo’n nummer of misschien overweegt u er één aan te vragen.

Een voordeel van zo’n zakelijk nummer is dat deze alle lokale nummers van uw vestigingen kan overkoepelen. Dit is mogelijk dankzij een intelligent systeem dat luistert naar de naam Interactive Voice Response (IVR).

Het doorverbinden van bellers naar het meest relevante kantoor, de dichtstbijzijnde winkel of de persoon op de juiste afdeling hoeft u dan ook niet langer met de hand te doen. Zo’n IVR verwerkt alle op uw zakelijke nummer binnenkomende gesprekken en verdeelt ze over bestaande aansluitingen binnen uw organisatie. Dit werkt gewoon met uw bestaande infrastructuur en apparatuur.

Maar hoe werkt dat nu precies, dat configureren van uw servicenummer of bedrijfsnummer? Dat is een vraag die we op allerlei manieren kunnen antwoorden, omdat er verschillende opties bestaan om uw telefoonverkeer te verdelen. In dit artikel laten wij u zien welke dit zijn, zodat u kunt bepalen welke manier het meest geschikt voor uw organisatie is.

Optie 1: laat uw bellers kiezen

Heeft u een organisatie met afdelingen die niet per se elk een bepaald geografisch gebied bedienen? Of zijn bijvoorbeeld uw administratie en uw technische dienst gevestigd op verschillende locaties? Geef uw bellers dan de mogelijkheid om zichzelf door te verbinden naar de gewenste afdeling. Met het Keuzemenu brengt één toetsindruk uw bellers in verbinding met de gewenste persoon of afdeling. Het is hierbij wel belangrijk dat een menu kort en overzichtelijk is – voorkom keuzestress!

Optie 2: verdeling op basis van netnummers

Deze optie is geschikt voor bedrijven en organisaties die in het hele land actief zijn, maar vestigingen hebben die bepaalde regio’s dekken. Bij een traditioneel nummer betekent dit dat een telefoniste bellers persoonlijk begroet en handmatig doorverbindt naar de dichtstbijzijnde vestiging.

Met netnummerroutering verdeelt ons Interactive Voice Response-systeem (IVR) de bellers over uw vestigingen op basis van hun netnummers. Samen met u stellen we een lijst op van netnummers en de bijbehorende vestigingen. Ook is het mogelijk om een vestiging-specifiek bericht af te spelen vóór het doorverbinden naar een vestiging en houden wij rekening met de openingstijden.

U vraagt zich wellicht af wat er gebeurt als het netnummer niet herkend kan worden, bijvoorbeeld omdat iemand met een mobiele telefoon belt. Dan is postcoderoutering een slimme oplossing.

Optie 3: verdeling op basis van postcode

Deze optie is geschikt voor organisaties die niet op regionaal maar op lokaal niveau werken. Met andere woorden: organisaties die meerdere vestigingen in een netnummerregio hebben en die een fijnmazige verdeling van bellers vereisen. Met de zogeheten postcoderoutering verdeelt ons IVR uw bellers op basis van postcode. Hierbij wordt bellers gevraagd om de 4 cijfers van hun postcode in te toetsen. U geeft vooraf aan welke postcodes bij welke vestiging horen. De beller wordt op deze manier dus doorverbonden met uw filiaal in de (aangrenzende) wijk. Ook hier is het mogelijk om een bericht af te spelen voordat de telefoon bij een bepaalde winkel of specifieke afdeling rinkelt.

Zoals al gezegd, is postcoderoutering ook prima te combineren met netnummerroutering.

Optie 4: oplossing op maat

Ook is het mogelijk om een oplossing op maat voor u te bouwen. Bijvoorbeeld een combinatie van postcoderoutering en netnummerroutering. Of wat dacht u van doorschakelen na nummerherkenning? Hierbij wordt dus niet naar het netnummer gekeken, maar naar een vermelding in uw database van het specifieke vaste of mobiele nummer van de beller. Dit is het neusje van de zalm in telecomprestaties. De koppeling tussen ons IVR en uw CRM-systeem bewerkstelligen wij dankzij onze API. Wordt het nummer niet herkend, dan spelen we een keuzemenu af of gebruiken we een netnummer or postcoderoutering om bellers zo efficient mogelijk met de juiste persoon in uw organisatie door te verbinden.

Begin er vandaag al mee

De Belfabriek maakt het u zo makkelijk mogelijk. Opties 1 tot en met 3 schakelt u helemaal zelf in via uw online dashboard, genaamd Mijn Belfabriek. Afhankelijk van de optie bent u al in enkele minuten klaar, dus waarom zou u dit vandaag niet regelen? Voor een custom oplossing neemt u contact met ons op via ons nummer 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).