Veel taken die het IVR uitvoert gaan gepaard met het afspelen van ingesproken berichten, die we ook wel meldteksten noemen. Er zijn veel verschillende soorten meldteksten, die op verschillende momenten in het gesprek afgespeeld kunnen worden. Als nummereigenaar kunt u precies instellen welke meldteksten op welk moment dienen te klinken. Hieronder ziet u een lijst met de meestgebruikte meldteksten. Onder deze lijst vindt u een aantal handige tips voor maximaal resultaat met uw meldteksten. 

  • Welkomsttekst
    Dit is het eerste bericht dat bellers horen wanneer ze verbinding met uw nummer krijgen. Dit is het belangrijkste bericht omdat u hiermee de eerste indruk maakt. Grijp deze kans met een vriendelijk bericht dat uw bellers welkom heet en op hun gemak stelt.
     
  • Keuzemenutekst
    Wanneer u gebruikmaakt van een keuzemenu, is dit bericht onmisbaar. Voor elk niveau van uw belmenu krijgt de beller een meldtekst te horen: “kies 1 voor…, kies 2 om te spreken met de afdeling…” Bij het uiteindelijke doorverbinden met een medewerker of afdeling speelt het IVR ook een bericht af (“u wordt nu  doorverbonden met…”). Vergeet niet om ook een tekst in te spreken voor bellers die geen keuze maken, bijvoorbeeld: “u heeft geen keuze gemaakt of uw keuze werd niet herkend…”
     
  • Wachtrijtekst
    Staat een beller in de wacht omdat al uw medewerkers in gesprek zijn? Voor een beller kan dit een frustrerende ervaring zijn, maar met meldteksten weten ze beter waar ze aan toe zijn en zijn ze minder snel geneigd de telefoon op te hangen: “er zijn nog...wachtenden vóór u."
     
    Als de maximale wachttijd bereikt is, kunt u bellers de optie geven om een bericht in te spreken. Dat is vriendelijker dan hen vragen terug te bellen.
     
    Een tip: geef bellers met haast de optie om de wachtrij voortijdig te verlaten en een boodschap in te spreken (digitaal antwoordapparaat). Dit neemt bij bellers het gevoel van machteloosheid weg en geeft hen het idee enigszins controle over hun wachttijd te hebben.
     
  • Meldtekst digitaal antwoordapparaat 
    Met deze meldtekst vertelt u bellers dat ze na de piep een boodschap in kunnen spreken. Tip: vertel ook wat er na het inspreken van die boodschap gaat gebeuren. Wat een beller het liefst hoort, is dat u het ingesproken bericht op korte termijn beluistert en ernaar handelt, inclusief een telefoontje naar de beller.
     
  • Geslotentekst of openingstijdentekst
    Dit type tekst informeert uw bellers over uw openingstijden en wordt alleen afgespeeld na sluitingstijd. U zou van de gelegenheid gebruik kunnen maken om bellers te informeren over andere manieren om u te bereiken.
     
  • Meldtekst postcoderoutering
    Bij postcoderoutering moet de beller de eerste 4 cijfers van de postcode intoetsen. De meldtekst hiervoor vraagt de beller dit te doen en legt uit waarom: “...zodat wij u met het dichtstbijzijnde filiaal kunnen doorverbinden.”.
     
  • Meldtekst virtueel callcenter
    Een virtueel callcenter kan binnenkomende gesprekken op een aantal manieren verdelen. Afhankelijk van de gekozen methode, is het goed een passende meldtekst te gebruiken. Voorheen noemden we dit de carrousel-meldtekst.

    Als een beller niets hoeft te doen en automatisch wordt doorverbonden, meldt u dit met een tekst als “wij verbinden u door met de eerstvolgende medewerker die beschikbaar is.”

    Als gesprekken op basis van specifieke kwaliteiten van medewerkers verdeeld worden, bijvoorbeeld in het geval van specialisten of consulenten, kunt u bellers vragen om een extensie in te toetsen: “kies het box-nummer van de medewerker die u wilt spreken.”
     
Een warme en beleefde stem

De Belfabriek stelt u in staat om zelf uw meldteksten in te spreken. Wij raden u aan om bedachtzaam met deze functie om te springen: de ingesproken berichten worden immers door honderden of duizenden bellers gehoord en zijn het visitekaartje van uw bedrijf. 

Is uw bedrijf sterk verbonden aan de persoonlijkheid van de eigenaar, dan is het zeer wenselijk om uw IVR-meldteksten door hem of haar in te laten spreken. Wilt u juist een neutraal-professionele uitstraling creëren, kies dan voor de prettigste stem die u kunt vinden.

Succesvolle telefonische berichten zijn bij voorkeur accentloos en worden ingesproken door iemand met een warm stemgeluid. Het is helemaal geen schande als u een junior-medewerker uiteindelijk de mooiste stem blijkt te hebben. Voor maximaal effect huurt u een professioneel stemacteur in die uw imago weerspiegelt en uw reputatie hoog houdt. Beluister hier demo’s van de beste stemacteurs of bel ons gratis voor antwoord op uw vragen: 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).