Telefooncentrale verhuizen: zo blijft u bereikbaar

Koopt u een nieuwe woning of gaat u voor het eerst op uzelf wonen, dan zal u al snel geconfronteerd worden met een grote logistieke rompslomp om uw volledige hebben en houden op de nieuwe locatie te krijgen. Afspraken moeten geregeld worden met de energieleverancier, de aansluiting voor telecom moet in orde gebracht worden, documenten getekend, abonnementen gewijzigd enz.

Voor een onderneming heeft zo’n verhuizing mogelijk nog een grotere impact. Naast de inspanningen die gelijklopend zijn met een particuliere verhuizing, moeten de vele dozen met de volledige administratie, bureaubenodigdheden, kasten, stoelen en allerhande
materiaal natuurlijk ook op de nieuwe werkplek raken. En dan spreken we niet
eens over het voltallige personeel dat opnieuw in de onderneming moet
verwelkomd worden. Het personeel verwelkomen is één ding, maar zij moeten
natuurlijk ook bij aankomst aan de slag kunnen en daar komt heel wat bij
kijken.

Bereikbaarheid

Voor heel wat ondernemingen staat een verhuizing synoniem voor een periode van onbereikbaarheid. Een bestaande telefoon aansluiting wordt afgesloten, de fysieke centrale moet verplaatst worden en opnieuw aangesloten op het nieuwe adres, en de internet- en telefonieprovider moeten de nodige technische ingrepen verrichten om de
verbinding te activeren.

Verhuist u naar een andere regio, dan kan dat vaak ook betekenen dat uw onderneming een nieuw telefoonnummer krijgt toegekend en dat uw klanten hiervan niet meteen op de hoogte zijn. Ook hier moet u vervolgens nog extra tijd en geld aan besteden om
dit kenbaar te maken. De visitekaartjes moeten worden aangepast, flyers
herdrukt, de website moet onder handen genomen worden enz.

Om u alvast op weg te helpen in dit ingrijpende proces, bespreken we hieronder kort de mogelijke aanpak van de verhuizing van uw telefooncentrale.

Hoe pakt u een verhuizing van de telefooncentrale nu best aan?

Een grote operatie als een verhuizing kan niet zonder de nodige voorbereiding. Dit geldt natuurlijk voor alle stappen bij een verhuizing, maar is nog het meeste van toepassing op alle technologische aspecten.

Zorg voor een overzichtelijk plan van alle voorzieningen

Bij de start van uw verhuisplannen, doet u er goed aan om alle aansluitingen, zowel van internet als telefonie en stroomvoorzieningen in kaart te brengen op uw huidige adres.
Zo kan u ook beter de behoeften in kaart brengen voor implementatie op het nieuwe
vestigingsadres. U kan hiervoor een schema op papier of op computer maken, maar ook foto’s kunnen hierbij helpen.

Weeg ook duidelijk af welke van deze aansluitingen u in het nieuwe gebouw nog nodig hebt of zal gebruiken. Een verhuizing kan het ideale moment zijn om uw serverruimte onder handen te nemen, om te kiezen voor een nieuwe telefooncentrale of om meteen de overstap te maken naar een toekomstbestendig, flexibel en modern telefoonsysteem.

Dien tijdig uw aanvraag in bij uw internet- en telefonieprovider

Hou er rekening mee dat een verhuizing voor uw provider gepaard gaat met een aanzienlijke wachttijd. Een wachtperiode van vier tot zes weken is hierbij zeker geen uitzondering. Alleen met een tijdige aanvraag en strakke planning, kan u naadloos de overstap maken van de ene aansluiting naar de andere.

Wanneer u tegelijkertijd de overstap maakt van klassieke telefonie naar VoIP telefonie, dan hebt u alvast één bekommernis minder en volstaat het om enkel uw internetaansluiting
op het nieuwe adres te activeren. Een aparte telefoonaansluiting hebt u vervolgens niet meer nodig, want ook die verloopt via internet en de internetaansluitingen (of draadloos).

Zorg voor snelle en correcte communicatie

Als ondernemer staat u dagelijks in contact met heel wat instanties en personen, denk maar aan uw klanten, leveranciers of producenten. Bij een verhuizing moeten al deze contacten op de hoogte gebracht worden van uw nieuwe adres, eventueel uw nieuwe telefoonnummer als u in een andere regio aan de slag gaat, de periode van onbeschikbaarheid enz. Zorg er dus zeker voor dat u ruim vooraf een plan van aanpak hebt opgesteld waarbij alle betrokkenen op de hoogte worden gebracht.

Voorzie het materiaal van voldoende identificatie

Het gebeurt maar al te vaak dat tijdens een verhuizing bepaalde dozen door elkaar raken, dat schijnbaar identieke apparaten als een telefoontoestel of laptop op het verkeerde bureau terecht komen of dat een stroomkabel verloren raakt. Zorg er daarom steeds voor
dat elk toestel of toebehoren voorzien is van een unieke en herkenbare identificatiesticker. Zo weet u bij het uitladen meteen waar alles terecht moet komen.

U kan echter heel wat werk besparen

Als u werkt met een hosted telefonie pakket zoals dat van Belfabriek, kan u alvast enkele van de bovenstaande bekommernissen van uw lijstje schrappen. Zelfs tijdens uw verhuizing kan u bereikbaar blijven door het oproepnummer te laten doorschakelen naar uw mobiele telefonie of te beantwoorden via laptop of tablet op elke locatie waar u een werkende internetverbinding heeft.

Uw telefoonnummer is op dat moment ook niet langer regio gebonden en kan met u mee verhuizen, er is dus geen nood aan een brede communicatie om uw nieuwe nummer te promoten. Zelfs de telefoontoestellen op uw nieuwe locatie aansluiten, wordt een heel stuk
eenvoudiger en kan van afstand worden ingesteld. Uw provider zorgt ervoor dat
alle toestellen vooraf van de nodige aanpassingen zijn voorzien. Ook zelf een
backup nemen van uw contacten, sms’en en telefoniedata is niet meer nodig, want
die bevindt zich zoals steeds netjes beveiligd in de cloud.