Niet alle klanten van een online winkel willen uitsluitend via e-mail, online formulieren, forums of chat contact met u hebben. Klanten hebben er behoefte aan te weten dat er achter uw digitale winkelruit ook echte mensen werken.

Voor veel klanten is het ontbreken van een mogelijk tot direct contact zelfs een reden uw online winkel weer te verlaten. U verliest dan een klant die bereidt was te kopen!

Dit is allemaal eenvoudig op te lossen door een klantvriendelijk telefoonnummer op uw website te zetten. 

Een telefoonnummer geeft uw klanten in zo'n geval de mogelijkheid juist het soort contact te zoeken waar zij behoefte aan hebben: om net die ene, voor hen belangrijke, vraag te kunnen stellen, om even dat beetje persoonlijke aandacht te krijgen en een geruststellend antwoord te ontvangen.

En toch moet dit ook niet ten koste gaan van uw eigen productiviteit. Vooral als beginnende of kleine webshop is het balanceren van klant contact en overige activiteiten belangrijk.

Dit alles in een handomdraai te realiseren, zonder dat u in nieuwe telefoons, centrales of netwerken hoeft te investeren.

Wij laten u in dit artikel zien hoe u dat kunt doen.

Het ideale telefonische klant contact voor een webshop

Voordat we het gaan hebben over hoe we klant contact voor een webshop kunnen opzetten, is het belangrijk eerst stil te staan bij de vraag aan welke voorwaarden dit telefonisch klant contact moet voldoen.

Hieronder zetten wij de belangrijkste eisen voor zo'n dienst op een rij, wat de meest voorkomende problemen zijn en hoe u die eenvoudig oplost.

Perfecte bereikbaarheid

In de eerste plaats moet een telefonische klantendienst natuurlijk bereikbaar zijn. Dat klinkt misschien als een open deur, maar als beginnende of kleine webshop bent u waarschijnlijk niet de hele dag op kantoor. U heeft afspraken met leveranciers, moet bestellingen afhandelen, de boekhouding bijwerken en nog meer doen. U wilt letterlijk daar bereikbaar zijn, waar u zich op dat moment bevindt. Uw telefoontjes moet u net zo makkelijk onderweg of vanuit huis kunnen beantwoorden, als op kantoor.

Wanneer uw shop al wat groter is en u personeel in dienst heeft, wilt u eenvoudig kunnen doorschakelen naar afzonderlijke diensten of medewerkers, zelfs als zij zich in een andere woonplaats bevinden.

Een servicenummer of een landelijk bedrijfsnummer is in deze gevallen een perfecte oplossing omdat het hierbij om een virtueel telefoonnummer gaat. Dat wil zeggen dat bellers naar uw servicenummer worden doorgeschakeld naar een door u ingesteld doorschakelnummer. Dit gebeurt geheel automatisch, zonder dat de beller daar iets van merkt.

U kunt pas écht flexibel werken, wanneer u uw doorschakelnummer snel en eenvoudig kunt wijzigen wanneer dat maar nodig mocht zijn.

Klanten van de Belfabriek doen dit in real-time, net zo vaak als nodig is en zonder extra kosten met onze telefoon-tool of via onze gratis mobiele nummerbeheer applicatie voor iOS of Android.

Belangrijke functionaliteit

Net als uw webshop, wilt u ook uw telefonisch contact professioneel inrichten. Zo wilt u dat uw bellers gepast begroet worden met een vooraf opgenomen welkomsttekst, ze eventueel in een wachtrij komen wanneer u op dat moment toevallig in gesprek bent, of dat ze automatisch doorgestuurd worden naar uw digitale antwoordapparaat zodat u deze klanten later alsnog te woord kunt staan.

Al deze en nog veel meer extra diensten worden uitgevoerd door het Interactive Voice Response (IVR) systeem dat ook uw gesprekken doorschakelt.

U bepaalt zelf van welke functies u gebruik maakt. Ook kunt u deze instellingen op elk willekeurig moment wijzigen. Zo heeft u volledige controle over uw nummer en zorgt u ervoor dat uw nummer altijd optimaal is aangepast aan de eisen van uw bedrijf.

Bel statistieken

Natuurlijk houdt u voor uw website precies bij hoeveel mensen per dag uw site bezoeken, waar zij vandaan komen, hoelang ze op uw site blijven en nog veel meer. Zo kunt u tenslotte uw webshop optimaliseren.

Maar waarom zou u niet hetzelfde doen met uw telefonische dienstverlening?

Stelt u zich eens voor hoe u de telefonische dienstverlening van uw webshop kunt verbeteren, wanneer u precies weet waar uw bellers vandaan komen, op welke dagen en tijden er het meeste gebeld wordt, en hoeveel bellers er al ophangen voor u de telefoon heeft kunnen beantwoorden?

Klanten van de Belfabriek hebben gratis toegang tot unieke grafische statistieken die deze en andere belangrijke data over gesprekken en bellers direct inzichtelijk maken. Zij kunnen er zelfs voor kiezen deze gegevens regelmatig per e-mail te ontvangen. Zo hoeft u niet steeds in te loggen en blijft u toch op de hoogte van de belangrijkste gegevens.

Altijd, overal, direct controle over uw nummer

Wijzigingen moet u op de meest onverwachte momenten aanbrengen en natuurlijk kunt u niet meerdere werkdagen wachten om een simpele wijziging van de instellingen van uw nummer uit te laten voeren.

De Belfabriek heeft daarom veel geïnvesteerd in een online omgeving die u, als nummerhouder, volledig inzicht en controle geeft over uw telefoonnummer. Ook krijgt u bij ons een gratis app voor uw mobiel of tablet, waarmee u, zelfs onderweg, uw nummer kunt beheren.

Uw eigen perfecte klant contact dienst opzetten

Nu we gezien hebben wat de belangrijkste verwachtingen zijn waaraan een professioneel telefonisch klant contact moet voldoen, is het nu tijd om stap voor stap te zien hoe u dit in praktijk brengt. Kortom, hoe u een nummer kiest en aanvraagt, en hoe u vervolgens uw eigen klantenservice opzet.

Stap 1: Een nummer kiezen

Wanneer u nog geen servicenummer of landelijk bedrijfsnummer heeft, zult u eerst een nummer moeten kiezen en aanvragen. U zult zien, dat klinkt veel moeilijker dan het is.

Laten we beginnen door te kijken welke nummersoorten er zijn en welke het meest geschikt zijn voor een webshop.

U kent natuurlijk de oude vertrouwde 0800- en 0900-servicenummers, maar door webshops wordt de laatste jaren massaal gebruik gemaakt van twee nieuwe nummer soorten: de 088- en 085-bedrijfsnummers.

Wat is het voordeel van deze nummers?

Ten eerste zijn zowel de 088- als de 085-nummers niet verbonden met een specifieke plaats or regio. Het zijn dus nummers die een landelijke uitstraling hebben en direct duidelijk maken dat u landelijk werkt.

Voor bellers zijn 088- en 085-nummers aantrekkelijk omdat het gesprek nooit meer kost dan bellen naar een gewoon vast nummer. Bellers voor wie een 0900-nummer een drempel kan zijn, bellen doorgaans makkelijker naar een 085-nummer.
Tegelijkertijd zijn 088- en 085-nummer voor u als nummerhouder goedkoper dan een 0800-nummer, omdat u niet alle kosten voor de gesprekken in rekening gebracht krijgt.

Het verschil tussen deze nummers is dat 088-nummers in blokken van minimaal 100 nummers moeten worden aangevraagd. Bij de Belfabriek betaalt u uiteraard alleen voor de nummers die u ook werkelijk gebruikt. Wanneer u uw 088-nummerreeks eenmaal heeft aangevraagd, kunt u op elk gewenst moment een extra nummer laten activeren of de-activeren. Bij snelle groei, kunt u dus snel een nieuw nummer toewijzen aan nieuwe collega’s of een nieuwe afdeling. In onze 088-nummershop kunt u direct zien welke 088-nummerreeksen vandaag nog beschikbaar zijn. Uw eigen nummerreeks aanvragen doet u geheel online, binnen een paar minuten.

De 085-nummers daarentegen, worden per stuk aangevraagd en toegewezen. De afgelopen jaren is de vraag naar 085-nummers dusdanig toegenomen, dat wij een flink blok van deze nummers in voorraad hebben genomen. In onze 085-nummershop heeft u dan ook een ruime keuze uit beschikbare nummers die wij vaak al binnen één werkdag voor u kunnen inrichten en aansluiten. De aanvraag rondt u eenvoudig binnen 5 minuten geheel online af.

Kiest u voor een 0800- of een 0900-nummer, dan vindt u beschikbare mooie nummers en naamnummers in onze online nummershop. Heeft u een nummer gevonden dat u bevalt, dan rondt u de aanvraag binnen een paar minuten geheel online af.

Zodra uw aanvraag bij ons binnen komt, verzorgen wij de verdere registratie van het nummer bij de ACM. Deze procedure kan zo'n 3 weken duren.
Nadat uw nummer aanvraag door de ACM is goedgekeurd, gaan wij voor u aan de slag om het nummer ook aankiesbaar te maken.

Of u nu kiest voor een 088- of een 085-bedrijfsnummer, of toch liever een traditioneel 0800- of 0900-nummer, wanneer u uw nieuwe nummer bij de Belfabriek registreert verzorgen wij de aanvraag en aansluiting van uw nummer, en heeft u direct toegang tot alle belangrijke extra functionaliteiten.

Stap 2: De inrichting van uw nummer

Nu u een nummer gekozen heeft en de aanvraag door ons verwerkt wordt, is het tijd om over de opzet van uw nummer na te denken.

De welkomsttekst

Het eerste dat bellers horen wanneer zij uw nummer bellen is de welkomsttekst. Deze dient om bellers op hun gemakt te stellen: ze zijn met uw organisatie verbonden en u doet er alles aan om het gesprek zo snel en voorspoedig mogelijk af te handelen.

Kiest u bij het opnemen van deze tekst voor een passende stem. Dat kan uw eigen stem zijn, of die van één van uw medewerkers, maar u kunt ook gebruik maken van onze voordelige professionele stemmen.
Voorbeeld opnames van mannelijke en vrouwelijke stemacteurs vind u hieronder.

Een welkomsttekst is doorgaans vrij kort, niet langer dan 5 tot 10 seconden. Past u dus uw tekst hier op aan.

Gesloten melding

Maakt u ook een variatie op uw welkomsttekst voor dagen en tijden waarop u gesloten en dus niet bereikbaar bent. Deze tekst wordt ook wel een Gesloten melding genoemd. Zij wordt apart opgenomen en alleen bellers buiten openingstijden krijgen deze tekst te horen.

Na het afspelen van een gesloten melding kunt u uw bellers door laten verbinden met uw digitale antwoordapparaat. Deze neemt een eventueel bericht van de beller op en stuurt dit vervolgens, met alle gespreksinformatie, naar uw email adres. Op deze manier kunt u, op een voor u geschikt moment, reageren.

Overige functies

Bedenkt u ook welke overige functionaliteiten u wilt gebruiken. U vindt een volledige lijst met beschikbare functies op de Nummerinstellingen pagina van uw Mijn Belfabriek dashboard.

Kijkt u maar eens rond in de demo-omgeving. Gaat u naar https://mijn.belfabriek.nl en logt u in met gebruikersnaam en wachtwoord "demo".

Stap 3: op weg naar de lancering

Zodra uw nummer door de ACM is toegewezen, wordt er door onze medewerkers contact met u opgenomen. Vanaf dat moment gaan zij, samen met u, er voor zorgen dat uw nummer helemaal opgezet wordt zoals u dat wilt.

U ontvangt op dat moment ook uw inlog gegevens voor Mijn Belfabriek. Hier kunt u, zoals gezegd, alle instellingen voor uw servicenummer beheren.

Gezamenlijk met u, zullen onze medewerkers ervoor zorgen dat uw nummer vanaf de eerste dag perfect functioneert, volgens uw eisen.

Op de toekomst voorbereid

Ook na de lancering zal uw virtuele nummer met uw webshop meegroeien. 

Groeit uw webshop en moet u binnenkomende gesprekken over meerdere medewerkers of afdelingen verdelen? Dan kan dat snel en eenvoudig, zonder dat u dit een cent extra kost.

Ook extra vestigingen elders in het land voegt u eenvoudig toe aan aan uw bestaande nummer.

Wat er ook gebeurt, u blijft voor uw klanten bereikbaar via een herkenbaar en vertrouwd telefoonnummer.

Gaat u uitbreiden over de grens? Bij ons registreert u net zo eenvoudig een Belgisch, Duits of ander Europees nummer als een Nederlands telefoonnummer. U heeft ook in deze landen keuze uit lokale nummers, gratis of freephone nummers (de Nederlandse 0800 nummers) en betaalde of premium-rate nummers (de Nederlandse 0900 nummers).
Uw gesprekken kunnen afgeleverd worden waar u wilt: in het land zelf of bij uw kantoor in Nederland.

Ook voor uw buitenlandse nummers maakt u gebruik van het Belfabriek platform en heeft u dus de beschikking over de zelfde uitgebreide extra functionaliteiten.

Begin vandaag nog

U ziet het, de perfecte start van een goed klant contact voor uw website begint vandaag met een servicenummer van de Belfabriek. Als u nu uw 085-nummer aanvraagt, kunt u morgen al perfect bereikbaar zijn.

03/08/2015 in :