Waarom VoIP? Belangrijkste voordelen VoIP telefooncentrale

Dat VoIP heel wat voordelen heeft ten opzichte van de traditionele telefonie, mag duidelijk zijn. Kristalheldere gesprekken voeren, niet meer afhankelijk zijn van een vast
nummer of vaste lijn, locatie-onafhankelijk kunnen werken, de mogelijkheden
zijn eindeloos. Maar mocht u toch nog niet helemaal overtuigd zijn, dan maken
we graag even een top vijf van de meest nuttige extraatjes die een VoIP telefooncentrale met zich meebrengt.

VoIP centrale voordeel #1: overal uw zakelijk nummer

Omdat VoIP niet zoals klassieke telefonie werkt, met een
nummer dat is gekoppeld aan een vaste lijn, maar uw nummer virtueel wordt toegekend,
is het gebruik van uw zakelijk nummer niet langer afhankelijk van uw fysieke
telefooncentrale of het toestel dat hiermee verbonden werd.

Op de eerste plaats in onze top vijf staat dan ook de meest gebruikte optie bij VoIP telefonie, namelijk het direct doorverbinden van oproepen.

Dat betekent dat elke oproep aan een ander toestel kan toegekend worden. Dit kan uw vaste telefoon zijn wanneer u zich op uw bureau bevindt, een medewerker die oproepen aan neemt op zijn of haar laptop of zelfs een call center in het buitenland. Wanneer u
onderweg bent worden deze binnenkomende oproepen gekoppeld aan uw smartphone.
Ook uitgaande oproepen kan u steeds met deze toestellen uitvoeren.

U kan deze instellingen ook steeds heel flexibel aanpassen via een app of een web portaal.

Laat uw klanten kiezen

Bij grote ondernemingen wordt vaak gewerkt met specialisaties per onderwerp, waarbij niet iedereen alle takken van uw onderneming kan kennen. Vragen over een factuur kunnen best door de boekhouding afgehandeld worden en product gerelateerde vragen worden dan weer beter in handen gegeven van een verkoper.

Op de tweede plaats in onze lijst staat een optie die bij zowat iedereen die ooit al eens naar een provider of overheidsdienst belde, gekend is. Het keuzemenu.

Op basis van een aantal zelfgekozen selectiecriteria, kan uw inbellende klant zijn of haar vraag gaan aflijnen en zelf kiezen met welke dienst hij of zij wenst doorverbonden te
worden. Op basis van deze keuze kunnen zelfs automatische boodschappen
meegedeeld worden zoals de openingsuren of verwijzingen naar een website met
meer informatie.

Omdat een telefoontoestel tien cijfertoetsen heeft, kan u tot maximaal tien opties voorschotelen in het keuzemenu. Op basis van de keuze van de klant kan de oproep automatisch door de centrale met de betrokken dienst worden doorverbonden en hoeft u geen receptionist in te schakelen.

De weergave van een gesprek

Op de derde plaats in ons overzicht komt een optie die steeds meer aan populariteit wint. Met de stijgende noodzaak aan tastbare of toonbare verslaggeving van overlegmomenten, een notitie van een onderhandeling of registratie van contacten, wordt ook de legale opname van gesprekken steeds belangrijker.

Als u al eens een helpdesk van een onderneming of organisatie hebt opgebeld, bent u vast al eens geconfronteerd geweest met de melding “deze boodschap kan voor
trainingsdoeleinden opgenomen worden”. Ook u kan met VoIP uw gesprekken
opnemen. Deze worden na afloop op een beveiligde server in de cloud opgeslagen
en u kan deze herbeluisteren wanneer u dat wenst.

Dit heeft een aantal voordelen. Met de registratie van gesprekken, kan u de aankoopbelofte van een klant vastleggen, u kan nagaan of uw medewerkers een kwaliteitsvol gesprek hebben gevoerd en eventueel bijsturen waar nodig of de beste gesprekken inzetten tijdens opleidingsmomenten van uw personeel.

Alle bellers op een rij

Het kan gebeuren dat uw onderneming en zeker uw VoIP telefooncentrale op bepaalde momenten wordt geconfronteerd met een grote toeloop aan binnenkomende oproepen. Vaak is er geen mogelijkheid om tijdelijk meer personeel aan te werven om die korte
periode of éénmalige piek op te vangen. En net voor zulke momenten willen we
graag deze functionaliteit van VoIP toelichten: de wachtrij.

Een klant die uw onderneming niet kan bereiken, is een ontevreden klant en kan ook een klant zijn die u kwijt raakt. Het is dus van het grootste belang dat alle oproepen
kunnen beantwoord worden. Een virtuele wachtrij zorgt ervoor dat alle oproepen
ontvangen worden en dat de beller de mogelijkheid heeft om even zijn of haar
beurt af te wachten alvorens door een medewerker geholpen te worden. Met VoIP
is de capaciteit van zo’n wachtrij virtueel onbeperkt, al hopen we dat u dit
uiteraard nooit hoeft uit te testen.

En mocht de wachttijd voor uw klanten toch te lang worden, kan u er steeds voor kiezen om met één aanpassing in uw app, de oproepen af te leiden naar andere filialen of
diensten. Of u kan een digitaal antwoordapparaat activeren dat de ingesproken
berichten van uw klanten per mail naar een centraal emailadres overmaakt.

Meten is weten

Op de vijfde plaats van onze favoriete mogelijkheden met VoIP, staat een tool die voor elke onderneming onmisbaar is. De registratie van de contacten.

Het succes van uw onderneming kan u dan wel meten aan het aantal klanten dat u bedient, of het aantal verkopen die jaarlijks gerealiseerd worden en de omzet of winst die
daarmee gepaard gaat, maar de sterkte van uw klantendienst en telefonische
opvolging meet u aan de hand van statistieken.

VoIP heeft hierbij mijlenver voorsprong op traditionele telefonie. De gesprekken verlopen namelijk digitaal waardoor meten en registreren van deze contacten een eitje wordt. Elk
binnenkomend en uitgaand gesprek wordt geregistreerd en voorzien van een aantal
standaard gegevens, zoals duurtijd, aantal doorschakelingen, wachttijd voor de
klant iemand aan de lijn kreeg, wie de oproep heeft beantwoord enz. Aan de hand
van deze registratie kan u steeds opvolgen wanneer de piekmomenten zich
voordoen, welke bellers het meeste contact nemen of welke dienst het meest bevraagd werd.

Deze gegevens blijven steeds beveiligd in de cloud beschikbaar voor u en kunnen ook offline geraadpleegd worden voor verdere analyse.

Een moeilijke keuze

Wie aandachtig het overzicht heeft doorgenomen, zal ongetwijfeld hebben vastgesteld dat in deze top vijf, heel wat meer dan vijf nuttige extraatjes verwerkt zitten. Het is dan
ook moeilijk om uit het overweldigende aanbod van voordelen bij VoIP telefonie,
een beperkte keuze te maken.